250번 반복할 뻔한 단순 작업, 클릭 한 번에 모두 끝냈어요

카카오벤처스는 혁신적 스타트업에 투자하는 벤처 캐피탈 회사예요. 스타트업의 든든한 동반자, ‘Copilot’이 되어 세상에 필요한 미래를 앞당기는 데 힘쓰고 있어요. 창업가들이 현존하는 Pain Point를 해결하는 개척자라고 믿으며 창의적인 아이디어와 성장 잠재력을 가진 기업을 발굴하고 지원하는 데 주력해요. 현재 10여 개의 펀드를 3,800억 원 이상 규모로 운용하며, 250개 이상의 패밀리(포트폴리오)사에게 투자하고 있어요.

카카오벤처스는 ZUZU의 포트폴리오 관리 서비스를 초기 개발 단계서부터 도입하여 지금까지 함께하는 ‘단골 고객사’이기도 해요. 카카오벤처스의 투자한 패밀리사를 관리하고, 분기 보고 검토를 담당하는 기획관리팀 김하연 매니저님과 윤지민 매니저님은 ZUZU를 도입하면서 자료 취합에 수반되는 단순 반복 업무로부터 해방되셨다고 해요.

두 분은 카카오벤처스에서 어떤 업무를 담당하고 계시나요?

김하연 매니저: 투자 조합 관리를 맡고 있으며, 투자 조합 내 피투자 업체인 패밀리사를 대응하는 업무를 포함하고 있습니다. 추가로 ZUZU 관련한 기능으로 이사회, 주주총회 업무까지 맡고 있습니다.

윤지민 매니저: 분기 보고 준비 및 재무 자료 취합 업무를 맡고 있습니다. 업무 대부분에 ZUZU를 이용하고 있어요(웃음)

분기 보고는 어떻게 진행하고 계시는가요?

윤지민 매니저: 카카오벤처스에서는 분기별로 패밀리사로부터 주주명부와 등기부등본, 4대 보험 명부, 재무제표를 받고 있습니다. 패밀리사가 보내준 자료를 활용하여 출자자 보고의 업무를 진행해야 하므로 해당 자료에 문제가 없는지, 현 상황과 정확히 일치하는 지에 대한 확인을합니다. 추가로 기준일이 맞는지 그리고 발행 주식 수나 자본금이 제대로 들어가 있는지 날인이 되어있는지 등을 확인하여 재요청하기도 합니다.

분기 보고 서류 제출, 매시간 확인하지 않아도 ZUZU가 알아서 챙겨줘요

포트폴리오 사의 분기 보고는 일정 기간마다 돌아오는 고정 업무인데요. 해당 업무를 진행하시는 데 있어서, 고질적으로 반복되는 문제나 고민되는 지점이 있으셨을까요?

김하연 매니저: 패밀리 자료 취합 업무의 힘든 점 중 하나는 동일한 요청과 설명을 여러 번 반복해야 한다는 점인데요. 대부분의 패밀리사가 스타트업이기 때문에 업무의 기본 틀이 아직 구축 전인 경우도 종종 있습니다. 그래서 패밀리사의 재무제표와 주주명부에 대하여 어떤 형식을 갖춰야 하는지에 대한 설명을 반복하고, 다시 보내달라고 소통하는 게 어려웠습니다. 또한 제출 기간에 어떤 패밀리사가 냈고, 안 냈는지에 대한 체크를 실시간으로 하고 다시 리마인드 메일을 보내는 게 번거로운 부분입니다.

윤지민 매니저: 패밀리사 대표님들이 워낙 바쁘시다 보니까 서류 요청을 드려도 수합 기한을 맞추어 모든 패밀리사의 서류를 수합하는 게 거의 불가능하거든요. 수합 시기가 늦어지면 LP에 투자 조합 운영에 대해 보고해야, 수합 시기가 늦어지면 그만큼 서류를 검토할 시간적 여유가 줄어들어서 업무가 좀 힘들어지죠. (웃음)

제때 문서 수합하는 것의 어려움은 많은 투자사들이 공감할 것 같아요. ‘어떤 식으로 하면 포트폴리오 사의 답변을 빨리 받을 수 있는지’에 대한 매니저님만의 꿀팁이 있을까요?

김하연 매니저: (웃음) 이건 윤지민 매니저님께서 많이 쓰시는 방법인데, 메일 제목에 별 이모티콘 붙이면 빨리 오픈하셔서 회신도 더 빨리 주시더라고요.

윤지민 매니저: 별표와 함께 ‘긴급’을 적어놓으니 대부분 답변이 빨리 오더라고요. 추가로 제목에 마감일을 언제까지라고 명시해 두는 것도 효과가 좋았습니다.

분기 보고 및 서류 취합 업무에 대한 고민을 말씀해 주셨는데, ZUZU 서비스로 해결하신 부분이 있을까요?

김하연 매니저: ZUZU를 사용하면 서류 제출을 안 한 패밀리사에 자동으로 리마인드 메일이 최대 3번 자동 발송되고, 관리 화면에서는 누가 서류 제출을 완료했는지 한눈에 볼 수 있어요. 덕분에 마감 기간까지 자료를 제대로 전달하는 패밀리사가 많아졌고, 업무적 부담도 크게 줄었어요. 만약 ZUZU가 없더라면 누가 서류를 보냈는지 제가 일일이 체크하고, 리마인드를 해드려야 했을 거예요. 지금은 최악의 상황이 아니고서야 서류 제출 현황에 신경을 최대한 적게 쓸 수 있어요.

윤지민 매니저: 김하연 매니저님이 말씀하신 대로, 리마인드 기능과 현황 자동 업데이트가 업무 고민을 크게 해결해 주고 있습니다. ZUZU를 사용하지 않는 해외 패밀리사는 서류 취합 안내를 위해 일일이 메일을 보내야 하고, 동시에 여러 군데서 메시지가 오는 경우도 많아 진행 상황에 관해서 확인하기도 어렵고 헷갈릴 때가 잦습니다.

250번 반복할 뻔한 단순 작업, 클릭 한 번에 모두 끝냈어요

카카오벤처스는 ZUZU를 초기 서비스부터 현재까지 꾸준히 이용하고 계시는데요. 이용을 시작한 초반과 현재를 비교했을 때, 특히 잘 개선되었거나 추가된 기능이 있다면 무엇일까요?

김하연 매니저: ZUZU 서비스 자체가 계속 발전하는 것 같아요. 점점 여러 기능이 다양하게 생겨서 사용자 입장에서 편리함을 많이 느낍니다. 분기마다 ‘이런 기능이 추가 됐네’ 혹은 ‘이제 이런 기능도 된다고?’ 하며 ZUZU 서비스의 개선을 확연히 느끼는 중입니다.

윤지민 매니저: 맞아요. 서비스 초기부터 ZUZU를 쓰면서 느꼈던 건 서비스가 하루가 다르게 새로워지고, 더 편해진다는 거예요. 기억에 남았던 것이, 예전에 ‘패밀리사가 서류를 재 업로드 하면 ‘업로드한 시간’도 함께 수정 일시에 맞게 업데이트해달라’는 요청을 드렸는데요. 그때 바로 의견을 반영해 주셔서, 지금은 자료 수정시간이 다 기록되어, 시간 별로도 오름차순/내림차순이 가능하고 기간의 필터도 걸 수 있어요. 사소하지만 안정적이고 편리한 실무를 위해 필요한 자잘한 기능들의 중요성을 공감하고 적극 수용해 주시는 모습이 좋았습니다.

ZUZU 사용 시점을 기준으로, 포트폴리오 관리 업무에 소요한 리소스(시간, 메일 발송 횟수 등)에도 변화가 있었을까요? 체감되는 업무 효율화의 순간이 있었다면 공유 부탁드려요.

윤지민 매니저: ZUZU를 쓰지 않았을 때는 메일로 전달받는 자료의 실시간 현황 관리가 매우 어려웠고, 파일명도 일일이 동일한 형태로 수정해야 하는 번거로움이 있었어요. 지금은 자료를 ZUZU에서 다운받으면, 모든 패밀리사의 파일 제목이 동일한 규칙에 따라 맞춰져요. 사소해 보이지만 시간 절약이 많이 되고 있습니다.

저희가 투자한 국내 패밀리사 수가 250여 개로 매우 많은데요. 만약 메일로 하나씩 발송하고 전달받았다면 지금보다 훨씬 많은 시간을 단순 취합 업무에 소비했겠다는 생각이 들어서 너무 편리하게 사용하고 있습니다.

ZUZU를 사용하는 포트폴리오 사의 서류를 검토할 때, 다른 포트폴리오 사와 차이가 나는 지점이 있을까요?

김하연 매니저: ZUZU쓰시는 업체들은 템플릿이 깔끔하고 문서 양식에 필수 내용이 전부 다 들어가 있어 추가 피드백에 대한 커뮤니케이션이 줄어드는 점이 큰 장점인 듯 해요. ZUZU를 이용하지 않으시는 패밀리사 중에 일부는 소집통지 기한, 이사 임기를 놓치시는 경우도 있습니다. ZUZU가 도와주는 부분들이 바로 이런 점인 것 같아요.

다른 투자사에 ZUZU 서비스 도입을 추천한다면 어떻게 말씀해 주실 수 있을까요?

김하연 매니저: 시간 관리 측면에서 ZUZU를 강력히 추천해 드립니다. 자료 취합 업무는 투자사가 포트폴리오 사들에 요청하는 가장 필수적인 업무인데요. 단순 반복 업무라서 되도록 효율적으로 끝내고 싶은 마음이 정말 커요. 이런 면에서 ZUZU를 사용하면 투자 관리팀 분들이 취합에 너무 많은 시간을 할애하지 않아도 돼요. ZUZU를 통해서 한 번에 요청 메일을 발송하고, 서류들도 일관성 있는 형태로 한 번에 취합할 수 있어요. 더하여 대표님들에게 서류 제출을 재촉하는 업무가 실무자로서 불편할 수도 있는데, ZUZU에서는 자동 리마인드 메일이 발송되기 때문에 개인적인 부담감도 덜 수 있고요. 많은 투자사에서 활용했으면 좋겠습니다.

윤지민 매니저: 김하연 매니저님 말씀대로 재무 자료 취합업무는 단순하고 반복적인 업무지만 틀리면 안 되는 중요한 부분이라고 생각해요. 제대로 문서를 잘 취합하는 게 첫 번째 걸음이라고 생각하고요. 제가 처음 입사했을 때 만약 ZUZU가 없었다면 많이 헤맸을 거예요. 사람에 의해 업무 완성도가 좌지우지되지 않고, 안정적인 운영을 원하신다면 ZUZU를 매우 추천해 드립니다. ZUZU가 있어서 조금 더 편하게 자료를 취합하고 심리적으로 불안함이 조금 덜했다는 점에서 매우 추천해 드리고 싶습니다.