법인 비용처리, 어디까지 가능할까? 법인비용과 사적경비의 경계

법인카드 어디까지 써도 되나요?

법인을 처음 설립한 대표님들이 자주 묻는 질문 중 하나입니다. 많은 분들이 법인카드로 결제한 모든 비용이 자동으로 법인 비용으로 인정될 것이라 생각하지만, 실제로는 그렇지 않습니다. 사적 경비로 간주되는 지출은 세무상 문제를 유발할 수 있으며, 이는 대표자에게 재정적 부담으로 돌아올 수 있어 각별한 주의가 필요합니다.

만약 법인카드로 결제된 비용이 법인 비용으로 인정받지 못한다면 다음과 같은 결과를 초래할 수 있습니다:

• 법인의 과세대상 소득이 증가하여 추가적인 법인세가 발생합니다.
• 해당 비용은 대표자 가지급금으로 처리되어 회사 계좌로 상환을 요구받거나, 상여로 처리되어 대표자 개인의 소득세 부담이 늘어날 수 있습니다.

법인 비용 인정 기준

법인 비용으로 인정받을 수 있는지 여부는 사업 관련성이 가장 중요한 기준입니다. 동일한 비용 지출이라 하더라도 각 법인이 영위하고 있는 사업에 따라 사업 관련 여부는 다를 수 있습니다.

예를 들면, 백화점 명품관에서 의류를 구매하거나, 미용실을 사용한 비용 등은 사적 경비로 보는 대표적 사례 입니다. 하지만, 각 법인이 영위하는 사업에 따라 만약 의류 제조업에서 샘플 구매 목적으로 명품 의류를 구매했다거나, 엔터테인먼트 회사가 소속 아티스트의 미용실 비용을 사용했다면 사업관련성을 인정받아 법인 비용으로 인정 받을 수 있습니다.

법인 비용 처리 가능 여부를 판단할 때 중요한 기준은 사업관련성에 대한 ‘설명 가능여부’ 입니다. 이는 세무서나 세무조사관이 비용처리에 대한 소명을 요청 할 경우, 본인이 해당 비용의 사업 관련성을 설명할 수 있는 명확한 근거가 있어야 합니다. 즉, 스스로 타당성을 찾지 못한 비용은 법인 비용으로 인정받기 어려운 경우가 많습니다.

사적 경비로 자주 분류되는 비용 유형

비용의 타당성이 있더라도 사적경비로 많이 보는 유형이 있습니다. 이러한 유형의 비용은 세무조사 시 집중 검토대상이 되기 때문에 만약 이러한 유형의 경비를 법인카드로 사용 했다면 지출결의서 등 사업관련성을 입증할 수 있는 증빙자료를 구비해놓는 것이 좋습니다.

세무 대리인 입장의 실무적 판단과 처리방법

세무대리인이 법인카드 사용 내역을 검토하며 해당 지출의 사업 관련성을 일일히 판단하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 결산 시 지출 내역의 성격을 회사에 문의하더라도, 오래전에 발생한 지출은 대표자 본인조차 기억하지 못하는 경우가 많습니다. 또한, 사적 경비로 보이는 비용을 세무대리인이 임의로 판단하여 법인 비용으로 처리하지 않을 경우, 회사로부터 강한 불만이 제기되는 일이 잦습니다.

이러한 이유로 실무에서는 누가 봐도 사적 경비로 보이는 지출을 제외하고, 법인이 지출한 비용은 사업 관련 경비로 보고 처리하게 됩니다. 그러나 세무조사 과정에서 이러한 지출이 사적 경비로 확인되면, 해당 비용이 부인되고 법인세 및 대표이사의 소득세 부담이 증가할 위험이 있습니다.

특히 요즘은 네이버페이, 토스페이 등 간편결제를 통한 결제가 늘어나고 추세인데, 간편결제의 경우 사용내역에 거래처나 적요가 표시되지 않아 지출 내역 확인이 어렵습니다. 이와 같은 상황에서 모든 간편결제 내역을 일일이 회사에 확인 요청하는 것은 현실적으로 불가능 합니다. 세무대리인들은 일정 금액 이상의 결제에 대해서만 확인을 요청하고, 그 이하 금액은 기타 경비로 처리하는 방식으로 처리합니다.

지금까지 법인비용으로 잘 처리해왔다면 정말 문제가 없을까?

“지금까지 문제없었으니 이번에도 괜찮겠지?“라고 생각하는 경우가 많습니다. 하지만 이런 방심은 세무서로부터 갑작스러운 연락을 받는 결과로 이어질 수 있습니다. 특히 사적 경비로 보이는 비용은 법인세 신고 후 즉시 문제가 되는 것이 아니라, 몇 년 뒤 예상치 못한 시점에 세무조사 과정에서 적발되는 경우가 흔합니다.

법인은 언제든 정기 세무조사 대상이 될 수 있으며, 이때 국세의 부과 제척기간은 일반적으로 5년입니다. 세무조사에서 사적 경비로 판명되면, 과거 5년치 비용이 소급해 부인될 뿐만 아니라, 해당 기간의 가산세까지 부과될 수 있음에 주의해야 합니다.

결론적으로, 사적 경비를 법인 비용으로 처리하지 않는 것이 가장 안전한 선택입니다. 단기적으로는 이익처럼 보일 수 있지만, 시간이 지남에 따라 누적된 문제가 세무조사 시 큰 리스크로 돌아올 수 있다는 점을 기억해야 합니다. 이는 법인의 지속 가능한 경영을 위한 필수적인 관리 방안입니다.