4인에서 5인으로, 우리 회사가 '인사관리 툴'을 고민해야 할 때

임직원 수 3~4인은 법적 부담 기준으로 초기 기업의 Sweet Area라고 볼 수 있습니다. 연차 유급휴가・가산수당 등 근로기준법상 의무사항이 대폭 증가하기 직전 구간이기 때문입니다. 때문에 많은 초기 기업들이 ‘우리는 5인 미만 기업이니까 다 괜찮아’라고 생각합니다.

하지만 이는 지나치게 안일한 생각입니다. 근로기준법상 의무 사항 중 상시근로자 5인 미만 사업장에도 적용되는 사항이 분명히 있으며, 상시근로자가 5인이 됐을 때부터 성급하게 챙기다가 법적 리스크를 떠안게 될 수 있기 때문입니다. 또한 정부 정책도 5인 미만 사업장에 대한 근로기준법을 꾸준히 강화하는 방향으로 잡혀있고요.

이에 이번 글에서는 상시근로자 5인 미만 기업이 꼭 알아야 할 근로기준법에 대해 알아봅니다. 나아가 이를 대처하기 위해 언제 인사관리 툴을 도입하는 게 좋은지와 도입한다면 어떤 기준으로 어떤 툴을 도입하는 게 좋은지 알아봅니다.

5인 미만 사업장에 적용되는 근로기준법 뭘까?

근로기준법은 불필요하지만 반드시 지켜야 하는 숙제가 아닙니다. 오히려 사업주에게는 경영의 안전장치가 되고, 근로자에게는 반드시 보장받아야 할 권리입니다.

그런데 초기 기업일수록 비즈니스 성장에 집중하다 보면 의도치 않게 근로기준법을 놓치는 상황이 발생하곤 합니다. 이에 아래에서 5인 미만 사업장에서 꼭 알아둬야 할 사항을 중심으로 근로기준법을 정리해보겠습니다.

아직 3~4명이라 이른 것 같은데, 인사관리 툴 도입해야 할까?

“그럼 위 기준에 따라 근로기준법만 잘 준수하면 되는 것 아닐까?”

이렇게 생각하실 수 있지만, 많은 전문가들은 상시 근로자 5인이 되기 전에 미리 인사 관리 시스템을 세팅해야 한다고 권고합니다. 연차 유급휴가・근로시간 등 인사 관리 영역은 인원이 늘어날수록 상시 운영 리소스가 드는 업무가 되기 때문입니다. 5인이 될 때까지 대표 혼자 인사 관리를 처리하고 있었다면 연차 관리부터 근로계약까지 챙겨야 할 업무가 급격히 많아지면서 업무 정체가 생길 수 있습니다.

이에 상시 근로자 3~4명 구간에 인사 관리 시스템을 미리 세팅하는 것이 좋습니다. 그래야 추후 발생할 수 있는 예기치 못한 분쟁을 막을 수 있고, 대표가 ‘비즈니스 성장’에만 몰입할 수 있는 환경을 미리 조성할 수 있기 때문입니다. 즉, 인사관리 툴을 도입해야 하는 시점은 상시근로자가 5인이 되는 순간이 아니라, 5인 이상의 기업 규모를 바라볼 수 있게 되는 때입니다.

• 만약 여전히 인사관리 툴을 도입할 때가 아니라고 생각하시면, 현재 아래와 같은 상황은 아닌지 꼭 체크해 보세요.
• 우리 회사의 5번째 직원이 입사하기 최소 한 달 전인가요? 근로기준법 의무사항이 확대 적용되기 전에 근로계약서 작성부터 출퇴근 기록 세팅까지 미리 준비하는 것이 좋습니다.
• “제 연차 며칠 남았나요?”, “제가 오늘 몇 시에 출근했나요?” 등 직원들의 커뮤니케이션 비용이 증가하기 시작했다면, 이미 대표님의 업무 집중도가 깨질 수 있어요.
• 아직 인사 담당자가 없다면, 시스템이 그 역할을 대신해줘야 합니다. 법이 바뀌어도 툴이 알아서 업데이트됩니다.

인사관리, ZUZU HR로 쉽게 해결해 보세요!

ZUZU HR은 인사 담당자가 없는 초기 기업도 쉽게 도입해서 사용하는 것을 전제로 설계된 인사관리 서비스입니다. 엑셀과 메신저에 흩어져 있던 근태, 연차, 인사 이력을 하나의 흐름으로 정리해, 대표 혼자서도 법적 기준에 맞는 인사 운영의 ‘기본 세팅’을 먼저 만들어둘 수 있도록 돕습니다.

이에 따라 지금은 3~4명이지만 곧 5인 이상으로 성장할 기업, 아직 인사 담당자를 두기엔 이른 단계의 기업, 법적 리스크 없이 깔끔하게 인사 관리를 시작하고 싶은 대표님에게 적합합니다. 지금 필요한 최소한의 기능으로 시작하고, 임직원 수가 늘어나는 시점에 맞춰 기능을 확장할 수 있도록 설계되어 있기 때문입니다.

아래에서 ZUZU HR의 장점을 좀 더 구체적으로 더 알아봅니다.

1. 근태 관리: 복잡한 수당 계산과 증빙을 더욱 손쉽게

상시 근로자 5인 이상 사업장은 연장·야간·휴일 근로에 대해 통상임금의 1.5배를 지급해야 하는 ‘가산수당 지급 의무’가 생깁니다. 문제는 ‘돈’보다도, 그 계산 근거와 기록을 어떻게 남기느냐입니다.

사실 수당을 주는 것보다 더 힘든 건, 매달 직원의 출퇴근 시간을 일일이 대조하고 1.5배를 곱해 급여를 산출하는 번거로운 ‘과정’ 그 자체입니다. 게다가 정확한 기록이 없으면, 추후 퇴사한 직원이 제기할 수 있는 수당 미지급 분쟁에서 대응할 근거가 없어 막막해지는 상황이 발생할 수 있어요.

이때 ZUZU HR을 도입하면 출퇴근 버튼 하나로 모든 근태 기록이 자동으로 쌓여요. 수당 계산 착오로 인한 불필요한 오해를 방지하고, 정확한 데이터에 기반한 투명한 급여 관리가 가능해집니다.

2. 연차 관리: 반복되는 질문과 관리 누락을 줄이는 방법

상시근로자 5인 이상 사업장은 법정 연차 유급휴가 제도가 적용됩니다. 1년 미만 근로자의 매월 1일 발생 휴가부터, 1년 이상 근로자의 15일 유급휴가까지 근속 기간에 따라 연차 발생 기준이 달라집니다. 그래서 정확한 관리가 필요합니다.

문제는 연차를 주는 것보다 연차 내역을 지속적으로 관리하는 과정입니다. 직원이 “제 연차가 며칠 남았나요?”라고 물을 때마다 엑셀 파일을 열어 확인하거나, 과거 메신저 기록을 다시 찾아보는 방식은 관리 부담을 빠르게 키웁니다. 이 과정에서 연차 부여나 차감이 누락될 경우, 이는 곧 추가 수당 지급이나 법적 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

ZUZU HR을 도입하면 구성원이 직접 자신의 잔여 연차를 확인하고 신청할 수 있으며, 대표는 승인만으로 모든 기록을 관리할 수 있습니다. 연차 사용 내역과 잔여 일수가 자동으로 정리되기 때문입니다. 이에 불필요한 커뮤니케이션 비용과 관리 누락을 동시에 줄일 수 있습니다.

3. 인사 이력 관리: 말이 아닌 ‘기록’으로 남기는 인사 운영

조직이 커질수록 인사 관련 결정은 더 중요해집니다. 근로조건 변경,·보직 변경·징계나 계약 종료와 같은 사안은 언제, 어떤 사유로, 어떤 절차를 거쳐 결정됐는지가 명확히 남아 있어야 합니다. 특히 징계나 해고 등 예민한 인사 조치는 반드시 사유와 시기를 ‘서면’으로 통보해야만 법적 효력을 인정받을 수 있어요.

단순히 구두나 메신저로 전달된 인사 결정은, 추후 분쟁이 발생했을 때 회사의 판단을 입증하기 어려운 경우가 많습니다. 특히 5인 이상 사업장으로 전환되는 과정에서는, 과거 인사 운영 방식이 문제로 지적되는 사례도 적지 않습니다. 그래서 모든 인사 절차를 공식적인 데이터로 남기는 것이 경영 리스크를 관리하는 가장 확실합니다.

ZUZU HR을 활용하면 모든 인사 관련 결정과 변경 이력이 시스템에 기록됩니다. 대표 개인의 기억이나 개별 파일에 의존하지 않고, 회사 차원의 공식 기록으로 인사 운영을 관리할 수 있어 불필요한 오해와 법적 리스크를 사전에 줄일 수 있습니다.

자주 묻는 질문 FAQ

Q. 5인 미만 사업장에서도 연차를 제공할 수 있나요?

5인 미만 사업장은 연차 유급휴가 제공에 대한 법적 의무는 없으나, 사용자의 재량에 따라 ‘약정휴가’ 형태로 연차휴가를 운영할 수 있습니다. 약정휴가란 노동관계법령에 따른 의무 사항이 아닌, 근로자 복지 차원에서 기업이 자율적으로 제공하는 휴가를 의미합니다.

이렇게 법적 의무가 아니더라도 연차휴가를 부여하고자 한다면, 향후 혼선을 방지하기 위해 근로계약서・취업규칙・단체협약 등에 휴가 발생 조건과 사용 방법을 명확히 명시하여 운영하는 것을 권장합니다.

Q. 5인 미만 사업장도 근태 기록을 꼭 남겨야 하나요?

5인 미만 사업장은 근로시간 제한이나 연장·야간·휴일근로 가산수당 적용 의무는 없지만, 근로계약에 따른 근무 사실과 임금 지급 내역은 명확히 관리할 필요가 있습니다.

출퇴근 기록이나 근무 시간에 대한 관리 기준이 없는 경우, 추후 인원 증가로 법 적용 범위가 확대될 때 기존 근무 이력을 정리하는 데 어려움이 생길 수 있습니다. 따라서 법적 의무와 별개로, 일정 수준의 근태 기록을 사전에 관리해 두는 것이 운영 측면에서 도움이 됩니다.

Q. 인사 담당자가 없는데도 인사관리 툴을 도입해도 될까요?

초기 기업이나 5인 미만 사업장의 경우 별도의 인사 담당자가 없는 경우가 많습니다. 이로 인해 근로계약, 휴가 관리, 인사 이력 등이 대표 개인의 기억이나 엑셀 파일에 의존해 운영되는 경우가 흔합니다.

이러한 방식은 인원이 늘어나거나 담당자가 변경될 경우 관리 기준이 흔들릴 수 있습니다. 인사관리 툴을 활용하면 특정 담당자에 의존하지 않고, 회사 차원에서 인사 관련 기준과 기록을 일관되게 관리할 수 있어 운영 안정성 측면에서 도움이 됩니다.

5인 미만 사업장, 첫 HR 툴에서 놓치기 쉬운 기준

인사관리 툴 도입은 단순히 비용을 쓰는 것이 아니라, 대표님의 ‘시간’을 사는 일입니다.

상시근로자 5인 미만 사업장은 아직 적용되지 않는 제도가 많아 보이지만, 연차, 근태, 근로계약 같은 인사 업무는 인원이 늘어날수록 대표 개인의 시간을 빠르게 잠식하기 시작합니다. 이 시점에 기준 없이 임시로 운영된 인사 관리는, 5인이 되는 순간 다시 정리해야 할 부담으로 돌아오곤 합니다.

ZUZU HR은 인사 담당자가 없는 초기 조직을 전제로 설계된 인사관리 서비스입니다. 휴가·근태 같은 기본 인사 업무를 조직에 맞게 설정해 바로 사용할 수 있고, 작게 시작하되 조직이 커져도 갈아탈 필요 없이 그대로 확장할 수 있습니다.

지금 조직에서 반복되고 있는 인사 업무부터 정리해보고 싶다면, 5인 미만 단계에서 ZUZU HR로 인사 관리의 기준을 먼저 만들어보세요.