인사 관련 서류는 언제까지 보관해야 할까요?

왜 보관해야 하나요?

근로기준법에 따르면 인사와 관련된 서류는 3년간 보존해야 해요. 만약, 3년간 보존하지 않을 시 과태료 500만 원이 부과될 수 있어요. 또한 노사 간 분쟁이 생기게 되었을 때 근거자료로 활용할 수 있고, 행정기관으로부터 감독과 조사를 받을 때 서류의 제출을 요구받는 경우가 있어요. 따라서, 인사 관련된 서류는 반드시 보존 기간 동안 보관해야 해요.

어떤 서류를 보관해야 하나요?

근로기준법은 근로자명부와 근로계약서, 임금대장을 비롯하여 총 9가지 서류를 보관해야 한다고 명시하고 있어요. 서류의 보관기간의 시작일 기준이 서로 다르기 때문에, 서류별로 분류하여 보관해야 해요. 서류에 근로자의 개인정보가 담겨있더라도 3년간은 의무적으로 보관해야 하며 3년이 지난 시점에 파기하여도 개인정보보호법 위반이 아니에요.

꼭 서면으로 보관하나요?

고용노동부는 언제라도 서류들을 출력해서 활용할 수 있는 상태면 전자문서로 보관해도 된다고 해석하고 있어요. 하지만, 해킹이나 바이러스 등으로 문서를 확인할 수 없으면 해당 조건을 충족할 수 없으니, 회사에 리스크가 있어요. 따라서 개인 노트북보다는 비교적 안전한 클라우드 등에 올려 보관할 것을 권장해요.

보관기간(3년) 이상 보유하고 있으면 어떻게 되나요?

인사 관련 서류는 법적 보관기간보다 오래 가지고 있으면 안 돼요. 법적 보관기간인 3년이 지나면 5일 이내에 모두 폐기해야 하며 그렇지 않을 시 개인정보보호법 위반이 될 수 있어요. 다만, 경력 증명 발급 등을 위해 이미 퇴직한 근로자의 동의가 있으면 보관 목적으로 해당 서류 발급에 필요한 문서만 보관할 수 있어요.