주주총회·이사회 의사록 공증

셀프 등기 처음 도전하는데 공증을 해본 적이 없어서 막막해요

처음 셀프 등기에 도전하는 대표님들이 종종 하시는 말씀인데요. 이번 포스팅에서는 셀프 등기의 복병이라는 공증을 정리해볼게요.

1.공증은 무엇인가요?

공증이란 공적으로 증명한다는 뜻으로 특정한 사실이나 법률 관계의 존재 여부를 사적이 아닌 공적으로 증명하는 것이에요. 공증은 자격을 갖춘 공증인만이 할 수 있으며 인가를 받은 법률사무소나 법무법인만 가능해요.

2.정관 및 의사록은 왜, 언제 공증받나요?

2.1 정관을 공증받는 이유

정관을 공증받는 이유는 자본금 총액이 10억 이상인 회사는 공증을 받아야 정관의 효력이 생기기 때문이에요.

2.2 정관 공증이 필요한 순간

2.2.1. 설립 등기 시!

자본금이 10억 이상인 회사를 설립하는 경우 정관은 반드시 공증이 필요해요. 반대로 자본금이 10억 미만인 회사를 발기 설립하는 경우에는 공증 없이 발기인이 정관에 기명날인하거나 서명하면 돼요.

2.2.2 정관 변경 시?

유효하게 작성된 정관은 주주총회 특별결의가 있으면 그때 그때 유효하게 변경이 가능해요. 이때 공증인의 인증 여부는 정관 변경의 효력발생에는 영향이 없어요.(대법원 2007.6.28, 선고, 2006다62362, 판결)

즉 정관 변경 시에는 공증을 받을 필요가 없어요. (다만 외부 제3자에 대한 대항력과 일정 시기에 분명히 정관 변경을 했다는 것을 입증하기 위해서 받아두는 경우가 있어요.)

2.3 의사록을 공증받는 이유

의사록을 공증받는 이유는 법인등기부등본을 변경하려면 공증인이 인증한 의사록이 필요하기 때문이에요. 여기서 의사록은 회의(주주총회, 이사회) 결과에 대한 일종의 증명 서류이기 때문에 주총, 이사회가 끝나면 반드시 작성해야 해요. 심지어 기재할 사항을 기재하지 않거나 부실 기재한 경우에는 과태료 처벌이 있어요.

2.4 의사록 공증이 필요한 순간

2.4.1 변경 등기 시

의사록 공증은 주식회사 변경 등기 시에 필요해요. 다만 이사·감사의 사임, 대표이사의 주소 변경의 경우에는 공증이 필요하지 않아요. 즉, 이사·감사의 사임과 대표이사 주소 변경을 제외한 변경 등기 시에는 의사록 공증을 받으셔야 해요.

3.공증 받을 때는 정관이나 의사록만 제출하면 되나요?

😭 정말 안타깝게도 공증사무소에 제출해야하는 문서는 정관과 의사록 외에도 많아요. 주주총회 진술서, 주주총회 대표이사 확인서, 주주총회 공증 위임장, 이사회 공증 위임장, 공증용 주주명부, 3개월 내의 개인인감증명서, 3개월 내의 법인인감증명서 등 부가적으로 필요한 문서가 더 많아요. 셀프 등기를 할 때 이 문서들을 실수 없이 한번에 준비하는건 매우 매우 어려워요.

4.셀프 등기는 주주와 함께

하지만 주주를 사용해서 셀프 등기를 하신다면! 상법과 회사 정관에 딱 맞춰서 공증에 필요한 문서와 등기에 필요한 문서를 모두 만들 수 있어요. 또 몇 부가 필요한지도 다 알려드리니 주주와 함께 성공적인 셀프 등기하세요!

본격적으로 공증받아볼까요? 공증 필요 서류, 공증 방법

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