퇴사자 공통 행정 절차 - 주요 일정, 꼭 완료해야 할 4가지

퇴사자가 어떤 형태로 회사를 떠나더라도, 인사 담당자가 처리해야 하는 공통 행정 절차가 있습니다.

• 금전 정산
• 4대보험 상실 신고
• 세금 납부
• 증명서 발급

이 4가지를 기한 내 완료하면 대부분의 법적 분쟁은 예방할 수 있습니다. 하지만 절차를 지연하거나 일부 빠뜨리면, 임금 체납·보험 미신고·세금 누락 등으로 분쟁이 발생할 수 있습니다.

퇴사 후 주요 일정표

근로계약 형태별 퇴사 행정 차이

절차별 실무 가이드

1. 금전 정산 - 14일 안에 모든 금액을 정확히 계산

퇴사 정산의 기본 원칙은 ‘퇴사일 기준 14일 이내 지급’입니다. 이건 단순한 권고가 아니라 법으로 정해진 기한입니다. 퇴사 후 15일이 지나면 ‘임금 체불’로 간주할 수 있어서, 이 기한은 절대 넘기면 안 됩니다.

급여 산정

마지막으로 근무한 날까지의 급여를 계산해야 합니다. 급여일 기준이 월 단위라면 해당 월의 근무 일수를 계산해 일할 계산을 합니다.

퇴직금 / 퇴직연금 정산

• 퇴직금 산식: 1일 평균임금(최근 3개월 평균임금 + 상여금 가산액 + 연차수당 가산액 ÷ 3개월간 총일수) × 30일 × 계속 근로일수 ÷ 365일

여기서 평균임금에는 기본급뿐 아니라 고정적으로 지급된 각종 수당이 포함됩니다.

예를 들어 매달 지급된 식대나 직책 수당은 포함되지만, 실비나 일시적 격려금은 제외됩니다. 또한 평균임금이 근로자의 통상임금보다 적으면 통상임금을 기준으로 계산해야 합니다. 퇴직연금 운용 사업장이라면 퇴사자 발생 시 퇴직연금 사업자에게 퇴직금 지급 신청을 해야 합니다.

연차수당 정산

퇴사일 기준으로 남은 연차가 있다면 그 일수를 금액으로 환산해서 지급해야 합니다. 퇴사가 확정된 시점에서 연차를 몰아서 사용하고, 공식 퇴사일을 마지막 연차 사용일로 확정할 수도 있습니다. 반대로 먼저 사용한 연차가 있다면 초과 사용분에 대해 정산하여 환수해야 합니다.

퇴직월 급여명세서

퇴직월급여, 미사용 연차수당 등 지급 금액과 공제금액(세금, 4대보험, 선급여 등)이 기재된 급여 명세서를 퇴사자에게 교부해야 합니다.

2. 4대보험 상실 신고 - 퇴사일 다음 날부터 14일 내, 한 번에 신고

퇴사자에 대한 4대보험 상실 신고는 2가지 법정 기한이 있습니다.

• 건강보험: 퇴사일 다음 날부터 14일 이내
• 국민연금･고용보험･산재보험: 퇴사일이 속한 달의 다음 달 15일까지

위 기한을 초과하면 과태료가 부과됩니다. 4대보험 신고는 4대 사회보험 정보연계센터에서 또는 건강보험 EDI에서 한 번에 처리할 수 있습니다. 이직확인서는 퇴사자 요청 시 신고하시면 됩니다. 상실신고 시 접수 된 퇴사사유에 따라 실업급여 지급 여부를 판단합니다. 상실 사유를 사실과 다르게 신고할 경우 과태료가 부과될 수 있으니 주의하셔야 합니다.

또 하나 주의할 점은 4대보험 상실일 기준입니다. 퇴사일이 10월 4일이라면 상실일은 퇴사일 + 1일로 10월 5일로 입력해야 합니다.

3. 퇴직금 지급 후 세금 납부 - 퇴직금은 급여와 분리해 신고

퇴직금의 경우 근로소득과 달리 퇴직소득세와 퇴직지방소득세가 공제돼야 합니다. (단, IRP계좌로 지급하셨다면 과세이연돼 공제하지 않아도 됩니다.) 공제된 퇴직소득세와 지방소득세납부 시점은 모두 퇴직금 지급 월의 다음 달 10일입니다. 예를 들어 10월 5일에 퇴직금을 지급했다면, 11월 10일까지 원천징수한 세금을 신고하고 내야 합니다.

이때 가장 중요한 건 퇴직금은 근로소득이 아닌 퇴직소득이기 때문에 잘 구분해서 신고해야 합니다. 퇴직소득과 근로소득은 적용 세율이 다르기 때문에 유의해서 신고해야 합니다.

4. 증빙서류 발급 및 보존 - 모든 서류는 3년 이상 보관

모든 퇴사 관련 서류는 최소 3년간 보관 의무가 있고, 분쟁이 우려되는 경우엔 5년 이상 보관하는 게 좋습니다. 문서 파일은 인사 폴더 안에 ‘퇴사자 서류보관’ 폴더로 분리해 두고, ‘퇴사자 이름+퇴사일+작성일’로 파일명을 통일해 두면 나중에 검색이 쉽습니다.

5. 비밀 유지·경업금지 서약 - 입사 때 쓴 서약서도 확인

입사 시 서명한 비밀 유지나 경업금지 서약서는 퇴사 시점에 한 번 더 점검해야 합니다. 퇴사 전에 해당 직원에게 서약 내용이 여전히 유효함을 안내하고, 필요하면 퇴사자 서약서를 새로 받아두는 게 좋습니다.

단, 경업금지는 합리적인 범위 내에서만 효력이 있습니다. 경쟁사 취업을 무기한 제한할 수 없고, 금전적 보상 없이 강제할 수도 없습니다. 대체로 업계에서는 1년 이내, 동일 직종·직무에 한해 인정하는 수준입니다.

서약서 확인과 동시에 회사 자산과 정보 접근 차단을 함께 진행합니다. 메일 계정, 협업툴, 클라우드 저장소 접근 권한을 퇴사일 기준으로 해제해야 합니다. 퇴사자가 사용하는 장비(노트북·보안토큰 등)는 회수 후 초기화해야 합니다. 이 과정을 문서로 남겨두면 회사가 퇴사자 보안 조치를 완료했다는 근거가 됩니다.

6. 기록 및 증빙 관리

퇴사 절차의 마지막은 모든 행정 기록을 정리하는 일입니다. 정산 명세서, 보험 신고서, 이직 확인서, 서약서, 이메일 송신 기록은 모두 분쟁 발생 시 법적 증거로 쓰일 수 있는 문서입니다.

각 문서에는 작성일, 담당자명, 파일 경로를 표기하고, PDF나 스캔본 형태로 전자 보관하는 것이 안전합니다. 이메일이나 내부 시스템을 통해 제출·회신한 내용도 스크린샷으로 남겨두면 좋습니다.

마지막으로, 모든 자료는 퇴사자 개인 폴더에 정리해 백업해 두셔야 합니다. 누가 언제 무엇을 처리했는지가 명확히 남아 있으면, 이후 어떤 상황에서도 회사의 조치가 입증됩니다.