인사관리에 ‘전자결재’는 왜 필수적일까?

임직원이 늘어가면서 업무 관련 결재 건수는 급격히 늘어나는데, 여전히 종이나 메신저로 결재를 진행하고 계신가요? 누가 승인했는지, 어디까지 진행됐는지, 과거 결재 내역은 어떻게 찾는지 파악조차 어려웠던 경험이 한 번쯤은 있으실 겁니다.

결재가 제대로 관리되지 않으면, 업무 지연・중복 결재・책임 소재 불명확 같은 문제가 쌓이고 반복됩니다. 특히 인사 업무에서는 결재 승인 건 하나가 근태・급여・복지 지급까지 연결됩니다. 그렇기 때문에 전자결재 시스템 없이 인사 관리를 하는 것은 불필요한 인사 리스크를 일으킬 수 있습니다. 이는 기업의 업무 비효율과 직원 불만족으로도 이어지죠.

ZUZU는 지난 2025년 11월 런칭한 인사관리 서비스를 준비하며 이러한 문제를 반복해서 마주했습니다. 이번 글을 통해 인사관리에 전자결재 시스템이 왜 필수적인지, 구체적으로 살펴보겠습니다.

전자결재란?

전자결재는 종이 문서 없이 디지털 방식으로 업무 승인을 처리하는 시스템입니다. 결재 요청부터 승인, 반려, 완료까지 모든 과정이 온라인에서 이루어지며, 누가 언제 어떤 내용을 승인했는지 기록으로 남습니다.

특히 인사 업무에서 전자결재는 단순한 승인 도구가 아닙니다. 재택근무 요청・경조비 신청・근태 변경・교육비 지원 등 인사 관련 결재는 발생 빈도가 높고, 승인 이후의 기록과 실행이 정확해야 하기 때문입니다.

인사관리 툴에 전자결재가 필수인 이유

그럼 왜 인사관리 툴에 전재결재 기능이 필수로 탑재될까요? 인사 업무의 대부분은 신청 → 승인 → 기록 → 실행의 흐름으로 이뤄지기 때문입니다.

예를 들어 직원이 건강보험 피부양자 신청을 하면 승인 후 곧바로 4대 보험 신고로 이어져야 하고, 경조사가 발생해 경조비를 신청하면 승인과 동시에 지급 근거와 휴가 기록이 함께 남아야 하죠. 혹 육아나 임신으로 단축근무 신청 시 승인된 근무시간이 곧바로 근태 관리에 반영돼야 하고요.

이에 인사관리 툴에 전자결재가 통합되어 있다면:

• 경조비 신청과 경조 휴가 등 근태와 경조비 지급 근거가 한곳에서 통합 관리됩니다.
• 단축 근무 승인과 동시에 변경된 근무시간이 근태 관리 시스템에 적용되어 정확한 급여 계산이 가능합니다.
• 교육 신청 승인 시 교육비 예산 집행부터 수료 후 교육 이력 관리까지 가능합니다.
• 기존 조직도를 활용해 결재 라인이 자동 설정되고, 인사이동 시 한 번의 수정으로 모든 결재 프로세스 업데이트가 가능합니다.

반면 전자결재가 별도 시스템으로 분리되어 있다면:

• 피부양자 승인은 전자결재 시스템에서, 4대 보험 신고를 위한 정보는 인사 시스템에서 따로 확인해야 합니다.
• 단축 근무 승인 상태와 실제 근태 기록이 따로 관리되어 근무시간 계산과 급여 산정 시 혼선이 있을 수 있습니다.
• 조직도를 전자결재 시스템에 별도로 구축하고, 인사이동 시 두 시스템에 각각 업데이트해야 하는 이중 관리 부담이 발생합니다.

위처럼 인사 업무는 신청 → 승인 → 기록 → 실행의 흐름으로 이뤄집니다. 이에 전자결재 기능이 없다면 모든 인사 업무 흐름이 분절됩니다. 이에 ZUZU 역시 인사관리 서비스를 준비할 때 전자결재가 ‘인사 흐름의 시작점’이 되는 구조를 선택했습니다.

전자결재 시스템의 장점 3가지

인사 업무 흐름을 하나로 연결한다는 점 이외에도, 인사관리 툴에서 전자결재 시스템을 제공하는 이유는 더 있습니다. 아래에서 전자결재의 장점 3가지를 살펴보겠습니다.

1. 모든 결재 프로세스 통합 관리

전자결재 시스템은 재택근무・경조비・교육 신청 등 인사 관련 결재를 하나의 플랫폼에서 처리합니다. 이는 ZUZU 인사관리 서비스도 마찬가지입니다. 이에 결재자는 여러 채널을 오가며 확인하지 않고도, 한 화면에서 모든 요청을 검토하고 승인할 수 있습니다. 덕분에 인사 업무의 효율을 크게 높일 수 있습니다.

2. 업무 진행 프로세스 자동 기록

전자결재 시스템은 결재 요청부터 승인 완료까지의 모든 과정을 자동으로 기록합니다. 누가, 언제, 어떤 내용을 승인했는지 이력을 남기는 것입니다. 이를 통해 결재 과정이 투명해지고, 필요할 때 과거 결재 내역을 빠르게 확인할 수 있습니다.

인사 업무에서는 이러한 기록 관리가 특히 중요합니다. 경조비 지급 이력, 근태 승인 내역, 급여 반영 근거 등이 정확히 남아 있어야 급여 산정 오류를 줄일 수 있고, 인사 관련 감사나 내부 점검에도 대비할 수 있기 때문입니다.

ZUZU 인사관리 서비스 역시 전자결재 승인 이력이 인사 기록으로 자연스럽게 이어지도록 설계되어, 승인과 기록이 분리되지 않도록 합니다.

3. 보안과 접근 권한 관리

전자결재 시스템은 인사 정보와 직결된 데이터를 다루는 만큼, 보안과 접근 권한 관리가 중요합니다. 결재 문서는 결재자, 상신자, 참조자 등 권한이 부여된 인원만 접근할 수 있어야 하며, 모든 접근 이력 역시 관리되어야 합니다.

인사관리 툴 내 전자결재 시스템은 이러한 보안 요건을 전제로 설계됩니다. ZUZU 인사관리 서비스 또한 결재 문서별 접근 권한을 세분화해, 인사 정보를 더욱 안전하게 관리할 수 있도록 지원합니다.

ZUZU 인사관리에서 전자결재를 활용하는 방식

전자결재 시스템은 단순히 ‘승인을 빠르게 처리하는 도구’에 그치지 않습니다. 인사관리 툴 안에서 제공될 때, 비로소 인사 업무 흐름 전체를 효율적으로 연결하는 역할을 하게 됩니다. ZUZU 인사관리 서비스는 이러한 관점에서 전자결재 기능을 설계했습니다.

아래에서 ZUZU 인사관리의 전자결재 기능을 좀 더 구체적으로 알아봅니다.

1. 인사 흐름이 끊기지 않도록 설계된 결재라인

인사 업무의 특성상 결재라인은 상황에 따라 달라질 수 있습니다. ZUZU 인사관리 서비스의 전자결재 기능은 기안 양식별로 결재라인을 설정할 수 있으며, 필요에 따라 상신자가 직접 결재라인을 조정할 수 있습니다. 이를 통해 정형화된 인사 결재뿐 아니라, 예외적인 상황이나 긴급한 결재에도 유연하게 대응할 수 있습니다.

2. 반복되는 인사 결재를 전제로 한 편리한 기안 작성

ZUZU 인사관리 서비스에서는 필요한 기안 양식을 빠르게 검색해 작성할 수 있으며, 작성 중인 기안은 임시 저장해 이어서 작업할 수 있습니다.

3. 투명한 기안 이력 관리

ZUZU 인사관리에서 관리자는 모든 기안 이력을 한눈에 확인할 수 있습니다. 결재 상태별, 상신자별, 기안 양식별로 현황을 조회하고 상세 내역도 빠르게 확인할 수 있습니다.

4. 실시간 결재 현황 파악 가능

상신자와 결재자 모두 결재 중인 기안과 완료된 기안을 실시간으로 확인할 수 있습니다. ‘어디까지 진행됐는지’, ‘누가 승인했는지’ 궁금할 때 즉시 파악 가능해 불필요한 확인 요청이 사라집니다.

ZUZU 인사관리 더 알아보기

ZUZU 인사관리의 전자결재는 단순한 승인 도구가 아닙니다. 인사 운영 전체를 연결하는 구조입니다. ZUZU 인사관리를 통해 전자결재 신청부터 승인, 기록, 실행까지 인사 업무 흐름을 하나로 완성해 보세요. 전자결재가 인사 업무를 얼마나 효율적으로 바꾸는지, ZUZU 인사관리에서 직접 살펴보실 수 있습니다.