엑셀로 인사 관리, 언제까지 괜찮을까? ZUZU HR vs. 엑셀

인사관리는 단순히 급여나 휴가를 처리하는 행정 업무가 아닙니다. 직원의 입사부터 퇴사까지, 회사의 모든 사람과 관련된 정보를 관리하며 조직이 안정적으로 운영되도록 지원하는 핵심 업무입니다.

국내 기업은 어떤 방법으로 인사관리를 할까요?

작은 조직의 시작은 언제나 엑셀에서

직원 수가 몇 명 되지 않을 때는 엑셀이나 구글 스프레드시트만으로도 충분합니다. 직원 정보를 정리하고, 휴가나 근로 시간을 관리하기에도 간단하고 익숙합니다. 비용이 들지 않고 즉시 사용할 수 있다는 점도 매력적입니다.

ZUZU에서 진행한 국내 HR 툴 이용 행태 조사에 따르면, 엑셀이나 구글 스프레드시트로 인사관리를 하는 기업의 비율이 전체 응답자의 약 27%에 달했습니다. 이는 ERP·그룹웨어 사용 비율(29%)에 이어 두 번째로 높았습니다. 즉, 4곳 중 1곳 이상이 엑셀을 주요 인사관리 수단으로 사용하고 있다는 의미입니다.

그런데 계속 엑셀로 관리하는게 맞을까요?

하지만 조직이 커지면서 상황이 달라집니다. 10명 내외의 팀이 되고, 휴가 승인·근로 시간 관리·계약 변경 같은 업무가 늘어나면 직접 입력하고 확인하는 방식이 점점 버거워집니다.

엑셀 파일이 늘어나고 버전이 여러 개로 분리되며, 누가 최신 데이터를 관리하고 있는지 파악하기 어려워집니다.

언제까지 데이터 보안의 취약함이나 버전 관리의 번거로움, 오류의 위험성에서 안전할 수 있을까요?

수동 관리의 편리함이 한계가 되는 순간

엑셀은 유연한 도구지만, 법적 기준과 시점에 따라 자동으로 변해야 하는 인사 데이터를 관리하기에는 구조적 한계가 있습니다.

연차 부여와 소멸, 근속연수 계산 등은 날짜와 법규를 함께 고려해야 하는데 엑셀에서는 담당자가 직접 수식을 수정해야 합니다. 따라서 관리자가 바뀌거나 수식이 틀리면 데이터 오류가 발생할 수 있습니다.

처음에는 몇 분이면 끝나던 일이 직원이 늘어날수록 하루 절반을 차지하는 반복 업무로 바뀝니다.

인사 데이터, 늘 최신으로 유지해야 하는 이유

인사관리는 단순히 정보를 쌓아두는 일이 아닙니다. 조직 내 각기 다른 시점과 담당자에 의해 만들어지는 데이터를 한눈에 파악하고 최신 상태로 유지하는 일입니다.

하지만 실제로는 인사정보가 여러 곳에 흩어져 있는 경우가 많습니다. 입사일과 직책, 고용 형태와 같은 임직원 정보는 한 시트에, 조직도는 또 다른 파일에, 퇴사자 명단이나 인사 변동 내역은 별도의 폴더에 저장되는 식입니다. 이렇게 분산된 정보는 시간이 지날수록 정확도가 떨어지고 휴가나 인사 이동처럼 즉시 반영돼야 하는 업무에 오류를 일으킵니다.

예를 들어, 부서 이동이 있었는데 조직도에는 반영되지 않았거나, 퇴사 처리된 직원이 여전히 인사 명단에 남아 있는 경우가 있습니다. 이런 오류는 단순한 데이터 문제를 넘어, 급여 산정이나 보고 체계 등 실무 전반에 영향을 미칩니다.

이런 문제를 해결하지 않으면 업무는 계속 돌아가지만, 누구에게 최신 데이터가 있는지 아무도 확신하지 못하고 비효율적인 ‘서류 관리’에 시간을 더 많이 쓰게 됩니다.

언제 엑셀을 벗어나야 할까

엑셀은 여전히 유용한 도구입니다. 직원 수가 5명 이하이고, 관리 항목이 단순하다면 충분히 효율적입니다. 그러나 다음 중 두 가지 이상이 해당된다면, ZUZU HR과 같은 자동화 시스템을 검토할 시점입니다.

• 임직원의 잔여 연차 확인하는 데 시간이 오래 걸린다.
• 인사 데이터가 여러 파일로 흩어져 있다.
• 근로기준법 개정으로 변경된 사항을 수식에 반영하는 걸 자꾸 놓친다. 수식을 직접 수정해야 한다.
• 인사 담당자가 교체될 때마다 관리 체계가 초기화된다.

아래와 같은 상황이 지속적으로 발생해도 자동화 시스템을 고려해야 합니다.

• 인사 데이터가 여러 담당자 간에 공유되어야 할 때
• 임직원으로부터 휴가, 근태 등 관련 문의가 자주 들어올 때
• 관리 항목이 늘어나 업무가 복잡해질 때
• 개인정보 보안과 접근 권한 관리가 필요할 때
• 근로기준법이나 제도 변경 대응이 잦을 때

모든 정보를 한눈에, ZUZU HR

ZUZU HR은 흩어진 인사 정보를 한 곳에서 실시간으로 관리할 수 있도록 설계되었습니다. 직원 정보, 입사·퇴사일, 고용 형태, 부서, 직급, 직책 등 인사에 필요한 주요 항목을 분산 없이, 빠르게 확인할 수 있습니다.

각 항목은 기존 관리되던 엑셀 시트에서 이관하기 쉽도록 화면에서 바로 복사된 데이터를 붙여 넣을 수 있고, 인사 이동이나 조직 개편 등의 이력 관리가 알아서 됩니다. 즉, 조직 현황을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

ZUZU HR로 달라지는 관리 방식

• 직원 정보, 부서, 직책, 고용 형태 등을 체계적으로 분류
• 한 화면에서 조직 구성과 인사 현황을 실시간으로 확인
• 데이터가 흩어지지 않아, 최신 상태를 유지하면서 오류를 최소화

ZUZU HR로의 전환, 체계부터 개선됩니다

ZUZU HR은 인사관리 구조를 자동화합니다. 휴가, 근로 시간, 계약, 보상 데이터가 연결되고 입력과 검증에 쓰이던 시간을 줄입니다. 인사담당자는 운영과 개선에 집중할 수 있습니다.

데이터는 안전하게 관리되고, 히스토리가 저장돼 담당자가 바뀌거나 인원이 늘어도 데이터의 정확성과 연속성을 유지합니다. 역할별 권한 설정을 활용하면 보안도 강화됩니다.

도입 과정의 복잡함 없이, 빠르게 경험하세요

ZUZU HR은 기존 조직도 이미지를 업로드하거나 엑셀 데이터를 복사하여 화면에 직접 붙여 넣으면 됩니다. 바로 입력도 가능합니다. 근로기준법에 맞게 연차를 포함한 법정휴가가 세팅돼, 하루 만에 우리 회사 전용 HR 관리 페이지가 완성됩니다.

엑셀로 시작해도, 그다음은 달라야 합니다

엑셀은 인사관리의 출발점으로 충분합니다. 하지만 기업이 성장할수록 관리 정확성과 보안이 중요해집니다. 이 시점에서 시스템이 데이터를 대신 기록하고 검증하는 체계로 전환해야 합니다.

ZUZU HR은 인사관리의 자동화를 가장 쉽게 시작할 수 있는 방법입니다. 시간을 절약하고, 데이터의 신뢰도를 높이며 지속 가능한 인사 운영 체계를 구축해 보세요.