업무량이 90%줄어드는걸 직접적으로 체감할 수 있었어요

어센도벤처스는 아시아 기술 생태계의 성장을 지원하는 벤처 캐피탈 회사로, 2018년 설립 이래 디지털 비접촉 기술, IoT, AI, 환경 및 기후 혁신, 디지털 헬스케어, 블록체인 등 첨단 기술 분야에서 활약하고 있어요. 시리즈 A 이전부터 IPO 전 단계까지 다양한 투자 단계를 아우르며, 현재 국내외 약 60~70개의 포트폴리오사를 관리하고 있어요.

어센도벤처스에서 조합 운영을 총괄하는 김지안 팀장님은 투자 보고서 작성부터 포트폴리오사 자료 취합까지 모든 업무를 단독으로 책임지고 계신데요. ZUZU를 도입한 후 반복적인 업무에서 벗어나 더 중요한 의사결정과 전략적인 업무에 집중할 수 있었다고 말씀하셨어요.

단순히 반복적인 취합 업무는 ZUZU에 맡기고, 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 됐어요

ZUZU의 포트폴리오 관리 서비스를 도입하게 된 계기는 무엇인가요?

포트폴리오 관리 업무 중, 자료를 취합하는 일은 번거롭고, 시간이 많이 소요되는데요. 다른 운용사에서는 심사역들이 직접 취합하는 경우도 있지만, 저희는 관리팀이 그 역할을 맡고 있었습니다. 관리팀에서도, ZUZU를 도입하기 전에는 저 혼자서 모든 포트폴리오 관리 업무를 처리하고 있었어요. 반복적이고 리소스가 많이 드는 일이라 항상 어려움을 겪었죠. 그러던 중 ZUZU를 알게됐고 이러한 문제를 해결할 수 있는 방법이라 느꼈습니다. 그때 바로 도입을 결정했습니다.

포트폴리오의 분기 보고는 고정적으로 반복되는 업무인데요. 해당 업무를 진행하시면서 가장 고민되었던 점은 무엇인가요?

가장 고민이 된 것은 바로 포트폴리오 자료 취합이 끝나지 않는다는 점이었습니다. 특히 각 포트폴리오 회사마다 마감 일정이 다 달라서, 자료가 늦게 오는 경우가 많았습니다. 이로 인해 저는 매번 메일을 다운로드하고 파일명을 바꾸고, 포트폴리오 보고서를 만들고 체크하는 작업을 반복해야 했습니다. 이 과정이 너무 시간이 많이 걸려서 분기 업무가 끝난 후에도 계속해서 처리해야 했습니다. 업무 자체는 단순했지만 여러 차례에 마감 일정을 리마인드하고, 미제출사에게 연락을 하는 등 자잘한 소통 때문에 거의 두 달 동안 그 업무에만 매달려 있었고, 항상 업무가 끝나지 않았다는 생각에 마음이 무거웠습니다.

ZUZU를 사용하면서 이 문제를 어떻게 해결하셨나요?

ZUZU에서 제공하는 리마인드 기능 덕분에 제출 독려를 하지 않아도 되어서 정말 편했습니다. 리마인드 메일이 자동으로 발송되기 때문에, 제가 따로 연락을 할 필요가 없었죠. 예를 들어, 제가 10월 초에 요청을 보내면, 마감일인 10월 말에 다시 확인할때는 대부분의 자료가 이미 들어와 있었습니다. 더 이상 수시로 확인할 필요 없이, 시스템이 알아서 모든 것을 처리해주니까 정말 효율적이었습니다.

ZUZU도입 이후 관리 업무에서 체감한 리소스(시간 및 메일발송 횟수 등) 변화는 무엇인가요?

리소스가 확실히 많이 줄었습니다. 예전에는 포트폴리오 자료를 취합하는 데 두 달 정도 걸렸다면, 이제는 분기 끝난 후 한 번만 확인하고, 마감일에 필요한 자료만 체크하면 되니까, 시간을 훨씬 절약할 수 있었습니다. 과거의 반복적이고 시간이 많이 드는 작업들이 줄어들면서 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.

포트폴리오사와 의사소통을 개선하는 데 ZUZU가 어떻게 도움이 되었나요?

ZUZU를 사용하면서 가장 큰 변화는 포트폴리오사와의 소통이 더 쉬워졌다는 것 입니다. 예전에는 전화나 이메일로 여러 번 연락을 취하고, 담당자가 바뀌면 다시 확인하고 업데이트해야 했지만, 이제는 모든 자료가 ZUZU에 자동으로 업로드되기 때문에 담당자와 직접 연락할 필요가 없어졌습니다. 또한 포트폴리오사의 담당자가 변경됐을 때도 시스템 내에 모든 기록이 남아 있기 때문에 이전 담당자가 했던 업무를 한 눈에 파악할 수 있어, 커뮤니케이션이 훨씬 효율적으로 이뤄졌습니다.

ZUZU는 꾸준히 업데이트되고 있는데, 최근 추가된 기능 중에서 특히 유용했던 점은 무엇인가요?

일단 처음에는 파일 다운로드와 파일명 변경 기능이 굉장히 유용했어요. 이 기능 덕분에 많은 시간과 노력이 절약되었습니다. 그리고 추가된 펀드별 포트폴리오 관리가 된다는 점도 편리하게 사용하고 있습니다. 펀드정보를 추가하면 펀드별 포트폴리오사 리스트가 나오는데, 특정 포트폴리오사를 선택하면 그동안 제출했던 자료들이 쭉 정리되어있어 보기 편리했습니다.

올해 초, 팀원 변동이 있었다고 들었습니다. 인수인계 과정에서 ZUZU가 도움이 된 사례가 있을까요? 예를 들어, 기록을 잘 파악하거나 히스토리를 통해 업무를 더 잘 진행할 수 있었던 경험이 있었나요?

인수인계 과정에서 별다른 어려움은 없었던 것 같아요. 과거에는 이메일로 주고받은 자료나 연락처 리스트를 따로 관리했기 때문에 업무 히스토리를 기록하기 힘들었습니다. 그래서 신규 입사자가 디테일한 상황 파악을 하지 못하고 업무를 진행해야 했습니다.

하지만 ZUZU를 이용하면서 모든 기록이 시스템에 자동으로 저장되기 때문에, 후임자가 로그인만 하면 필요한 정보를 바로 파악할 수 있었습니다. 예를 들어 과거에 어떤 요청이 있었고, 어떤 포트폴리오사와 어떤 내용으로 소통했는지 쉽게 확인할 수 있었습니다. 그래서 인수인계 시에도 따로 전해줘야 할 정보가 없었고, 시스템 내에서 필요한 자료만 확인하면 되었죠.

투자사가 ZUZU를 이용하면 포트폴리오사에게 어떤 편리함이 있다고 생각하시나요?

ZUZU를 이용하고 있는 포트폴리오사들은 주주명부와 등기부등본이 자동으로 업로드되기 때문에 따로 제출 과정을 반복할 필요가 없는 것이 가장 큰 장점 아닐까요?(웃음) ZUZU에서 평소 법인 관리하는 포트폴리오사라면 늘 최신의 주주명부와 등기부등본을 갖추고 있어서, 투자사 입장에서는 최신본인지 일일이 확인할 필요가 없어서 편하고 안심도 됩니다.

또한, ZUZU의 for Company 서비스를 통해 법인 운영에 필요한 자료가 평소에도 체계적으로 잘 관리되므로, 투자사와의 소통에서도 신속하고 효율적인 자료 공유가 가능합니다.

이렇게 한곳에서 모든 자료를 확인하고 업로드할 수 있으니 시간도 절약되고, 더 나아가 자료 관리의 신뢰성을 높이는 데 큰 도움이 된다고 생각합니다.

ZUZU를 고려하는 다른 투자사들에게 추천의 한마디 부탁드립니다.

아직도 일일이 데이터를 수집하고 파일을 변경하는 작업을 하고 계시다면, ZUZU를 꼭 도입해보시길 추천드립니다. 포트폴리오 취합 관련 업무량이 90% 줄어들 것이라고 확신합니다. 단순히 반복적인 취합 업무는 시스템에 맡기고, 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 되니까요. ZUZU를 도입하면 포트폴리오사 관리에 대한 고민도 줄어들고, 더 효율적인 업무 환경이 만들어질거라 생각합니다.