휴가 관리 기능 하나만으로도 HRIS가 필요한가요?

HR 담당자라면 “제 연차는 몇 개 남았나요?” “장기 근속자 가산 연차는 몇 개인가요?” 등 구성원의 매년 반복되는 질문과 법정 휴가나 사내 약정 휴가 규정 등을 확인하는 데 많은시간을 씁니다.

단순해 보이는 휴가 관리지만, 엑셀과 메신저∙이메일로 관리하다 보면 업무 비효율이 커지고 업무 관리 리소스가 더 듭니다. ‘휴가 하나’ 때문에 HRIS가 필요할까 싶지만, 실제로는 휴가 관리만 제대로 하더라도 관리 업무에 드는 리소스가 많이 감소하며 HRIS 의 가치를 충분히 체감할 수 있습니다.

이 글에서는 휴가 관리에 HRIS가 왜 필수적인지, 그리고 HRIS 없이 진행할 때 어떤 위험이 있는지 구체적으로 살펴보겠습니다.

HRIS란 무엇인가?

HRIS(Human Resources Information System)는 인사정보를 체계적으로 관리하는 시스템을 의미합니다. 기업은 HRIS를 통해 임직원의 기본 인사 정보는 물론 근태 관리, 휴가 관리, 급여 정보 등 다양한 인사 업무 프로세스를 자동화하고 직원 데이터를 효율적으로 저장할 수 있습니다.

특히 휴가 관리는 HRIS의 가장 기본적이면서도 효과가 즉각 체감되는 기능입니다. 매일 발생하는 휴가 신청부터 법정 연차 계산, 자동 부여, 소멸까지 모든 과정이 자동화되어 HR팀의 업무 부담을 획기적으로 줄일 수 있습니다.

HRIS 없이 휴가 관리 시 발생하는 문제 5가지

1. 휴가 신청 전, 정보 확인에 드는 시간과 리소스

“제 연차 몇 개 남았나요?” 하루에도 수십 건씩 동일한 질문이 쏟아집니다. HR 담당자는 엑셀 파일을 열어 해당 직원을 찾고, 부여된 연차, 사용된 연차, 사용 취소된 연차를 확인해서 답변합니다. 한 건당 2~3분씩 소요되지만, 하루에 20건이면 1시간, 한 달이면 20시간이 이러한 단순 반복 업무 대응에 사라집니다.

“5년 차인데 가산 연차는 몇 개예요?”, “병가는 며칠까지 쓸 수 있나요?”, “조모상이면 경조사 휴가 며칠이에요?” HR 담당자는 취업규칙 파일을 열어 해당 조항을 찾고, 근속 연수를 계산해서 답변해야 합니다. 가산 연차 계산 실수 시 잘못 연차가 과다 또는 과소 부여될 수 있어 문제가 발생할 수 있습니다.

2. 휴가 신청 중, 승인 프로세스의 비효율로 인한 업무 지연

직원이 휴가를 신청하려면 양식을 다운로드하고 내용을 작성하고 이메일로 보내거나 메신저로 결재를 요청합니다. 팀장은 메일함이나 메신저를 확인하고 승인하지만, 이 과정에서 놓치는 경우도 많습니다. “팀장님 제 휴가 신청 확인하셨나요?” 직원이 재차 확인하고 HR팀도 승인 여부를 추적해야 합니다. 단순한 휴가 하나를 처리하는데 여러 번의 커뮤니케이션이 오가며 결재도 지연됩니다.

긴급한 업무가 생겨 이미 승인된 휴가를 취소하거나 날짜를 변경해야 하는 경우, 다시 메일이나 메신저로 알리고 HR팀은 엑셀을 수정해야 합니다. 하지만, 이 과정에서 “취소했는데 그대로 연차가 차감되어 있어요.”라는 문의가 발생하고 HR팀은 과거 메일과 메신저를 뒤져가며 확인하는 추가 업무가 생깁니다.

3. 휴가 신청 후, 수동 기록 관리로 인한 오류와 추가 업무

승인된 휴가를 HR 담당자가 엑셀에 수동으로 입력합니다. 부여 연차 15개, 사용 연차 5개, 잔여 10개… 하지만 반차를 0.5일로 입력해야 하는데 1일로 입력하거나, 입력 자체를 빼먹는 실수가 발생합니다.

수기나 메일, 메신저로 기록된 휴가 내역은 흩어져서 나중에 찾기 어렵고 기록을 빼먹는 경우도 발생합니다. 근로자별로 올해 총 며칠의 휴가를 썼는지, 작년에는 얼마나 썼는지와 같은 질문에 답하려면 HR팀은 엑셀 파일을 열어 일일이 확인해야 합니다.

과거 기록이 여러 파일에 분산되어 있으면 더욱 어렵습니다. 직원 한 명의 이력을 조회하는 데만 10-15분이 소요되고, 이런 요청이 여러 건 쌓이면 하루 업무의 상당 부분을 소모하게 됩니다.

4. 미사용 잔여 연차 산정의 어려움

퇴사자가 발생하면 HR팀은 해당 직원의 미사용 연차를 정산해야 합니다. 입사일 기준으로 올해 발생한 연차는 몇 개인지, 지금까지 사용한 연차는 몇 개인지, 잔여 연차는 정확히 몇 개가 남았는지 계산해야 합니다.

엑셀로 계산하다 보면 가산 연차를 포함했는지, 올해 입사자는 월할로 계산했는지 헷갈리고 한 번 틀리면 정산이 잘못되어 재정산이 필요하고 과소 지급되는 경우엔 분쟁으로도 이어질 수 있습니다.

연말이 되면 재직자의 미사용 연차도 이월하거나 정산해야 합니다. 근로기준법상 미사용 연차는 수당으로 지급해야 하므로, 각 직원의 잔여 연차를 확인하고 통상임금을 기준으로 수당을 계산합니다. 급여 지급 후 미사용 연차수당에 관한 질문들이 쏟아지게 됩니다. 이에 HR 담당자는 해당 직원의 엑셀 기록을 다시 열어, 어떻게 미사용 잔여 연차가 계산되었는지 설명해야 합니다.

5. 연차 촉진 의무 이행의 어려움

연차 촉진 제도를 운용하고 있다면, 연차가 소멸하기 6개월 전과 2개월 전에 직원에게 연차 사용을 서면으로 촉진해야 합니다. 이를 이행하지 않으면 미사용 연차 수당을 지급해야 하는 법적 의무가 발생합니다.

휴가 관리, 왜 ZUZU HR로 해야 할까?

1. 회사 정책에 맞는 연차 자동 부여 및 소멸 관리

이렇게 해결됩니다.

• 하루 1~2시간씩 소모되던 “연차 규정이 어떻게 되나요?", “제 연차 언제 생기나요?” 같은 문의가 사라집니다
• 법 개정에 따른 기준 변경도 시스템 업데이트로 자동 반영됩니다

주요 기능

• 회사마다 다른 연차 부여 기준(회계연도 vs 입사일)을 설정에 따라 자동 적용
• 입사일 기준: 중도 입사자 1달 만근 시 1개 부여, 입사 1년 후 자동으로 15개 부여
• 회계연도 기준: 회계연도 기준 일괄 부여, 중도 입사자는 월할 계산 및 비례 연차 자동 부여
• 근속 연수에 따른 가산 연차 자동 계산 (3년 이상부터 적용되는 가산 휴가 자동 계산)
• 최대 부여 휴가 한도 설정도 가능
• 회사 정책에 따라 연차 소멸 시점 설정 (예: 부여 일로부터 1년 후)
• 미사용 연차는 자동 소멸 처리되어 수동 관리 불필요

2. 모든 휴가 사용 내역 자동 저장

이렇게 해결됩니다.

• “작년에 언제 휴가 썼는지” 찾느라 10-15분씩 소모되던 시간이 사라집니다.
• 흩어진 메일, 메신저 기록을 뒤질 필요 없이 클릭 한 번으로 조회할 수 있습니다.

주요 기능

• 모든 휴가 사용 내역이 시스템에 자동 기록
• 언제, 어떤 휴가를 며칠 사용했는지 모두 조회 가능
• 결재, 결재 취소, 반려된 내역 모두 확인 가능

3. 실시간 잔여 연차 확인

이렇게 해결됩니다.

• “제 연차는 몇 개 남았나요?”와 같은 문의가 90% 감소합니다.
• 단순문의 대응이 아닌 전략적 업무에 집중할 수 있습니다.

주요 기능

• 직원이 PC나 모바일로 언제든 본인의 잔여 연차 확인 및 휴가 신청 가능
• 부여된 연차, 사용한 연차, 잔여 연차를 한눈에 파악
• 관리자는 전체 직원의 잔여 연차를 한 화면에서 확인 가능

4. 유연한 결재선 설정

이렇게 해결됩니다.

• “팀장님 확인하셨나요?” 재차 확인하는 커뮤니케이션이 사라집니다.
• 승인 과정이 클릭 몇 번으로 끝납니다.

주요 기능

• 휴가 종류별 맞춤 결재선 템플릿 설정 가능
• 첨부파일 필수 여부 등 휴가 종류에 맞게 커스텀 설정 가능

5. 편리한 휴가 신청 및 실시간 결재 상태 확인 가능

이렇게 해결됩니다.

• “취소했는데 연차가 차감되어 있어요” 같은 오류가 제로가 됩니다.
• 결재 양식 다운로드, 작성, 이메일 전송하는 번거로운 과정이 사라집니다.

주요 기능

• 클릭 몇 번으로 휴가 신청 완료
• 신청 화면에서 잔여 연차, 휴가 규정, 결재 내역을 모두 확인
• 휴가 종류에 따른 자동 결재선 적용
• 실시간 결재 상태 확인 가능
• 결재 상신, 취소, 반려, 승인 시 즉시 이메일 알림