정관 및 의사록 공증

공증은 무엇인가요?

특정한 사실이나 법률관계의 존재 여부를 사적이 아닌 ‘공적으로 증명’하는 것이에요. 공증은 자격을 갖춘 공증인만이 할 수 있으며 인가를 받은 법률사무소나 법무법인만 가능해요. 주식회사에서는 특히 변경 등기 시 의사록 공증을 자주 하게 되는데요. 간단하게 설명드릴게요!

정관 및 의사록은 언제 공증받나요?

정관

회사를 설립할 때

자본금 총액이 10억 이상인 회사일 경우, 설립 과정에서 반드시 정관 공증을 받아야 정관의 법적 효력이 생겨요. 단, 자본금이 10억 미만인 회사를 설립하는 경우에는 정관 공증이 필요 없어요. 발기인이 정관에 기명날인하거나 서명하면 되어요.

참고로 설립 이후, 정관 변경 시에는 별도로 공증을 받지 않아도 되어요. 유효하게 작성된 정관은 주주총회 특별결의가 있으면 바로 변경이 가능해요.

다만 외부 제3자에게 일정 시기에 분명히 정관 변경을 했다는 것을 입증하기 위해서, 혹은 기관의 요청 사항으로 인해 받아두는 경우가 있어요. 예를 들어 사회적 기업 신청 시 공증 받은 정관이 필요해요.

의사록

의사록은 회의(주주총회, 이사회) 결의 내용을 기재한 회의록이자 회의 결과에 대한 일종의 증명이기 때문에 주주총회, 이사회가 끝나면 반드시 작성해야 해요.

변경 등기를 할 때

주주총회·이사회 결의 후 변경 등기를 해야 하는 안건은 등기 진행 과정에서 공증받은 의사록을 반드시 제출해야 해요. 회사 상황에 따라 해당 안건을 주주총회‧이사회 대신 주주전원서면결의서, 대표이사 결정서로 결의할 수도 있는데요. 주주전원서면결의서, 대표이사 결정서는 공증을 하지 않아도 되어요.

• 관련 가이드: 주주전원서면결의, 주주총회와 이사회 결의사항, 왜 다를까요?, 법인 등기는 왜, 언제 하나요?

공증 받을 때는 정관이나 의사록만 제출하면 되나요?

아니요, 공증사무소에 제출해야 하는 문서는 아래 표와 같아요.

의사록 공증 받기

등기 진행을 위해 주주총회‧이사회 이후 의사록 공증을 받는 경우가 많아요. 의사록 공증은 아래 순서로 진행 되어요.

1. 서류 준비

공증을 받기 위하여 필요한 서류를 준비하신 다음, 공증 사무소에 방문해 주세요. 공증에 필요한 서류는 등기 사항, 회사 정관에 따라 달라져요.

ZUZU에서 생성할 수 있는 서류

ZUZU에서는 안건 내용만 입력하면 아래 모든 서류를 다운로드할 수 있어요. 등기 대행 신청하면 담당 로펌이 공증도 대행해 드려요.

• 관련 가이드: 의사록 날인과 간인 방법, 날인과 간인 방법

직접 준비해야 하는 서류

법인인감증명서나 개인인감증명서, 법인등기부등본은 직접 준비해주셔야 해요.

| 문서 이름 | 발급 유효기간 | 날인 방법 | 필요 부수 | | 법인인감증명서 | 공증 사무소 제출일로부터 3개월 이내 | 등기소 무인발급기에서 직접 발급(인터넷 발급 불가) | 1부 | | 개인인감증명서 | 공증 사무소 제출일로부터 3개월 이내 | 동사무소 무인발급기에서 직접 발급(인터넷 발급 불가) | 1부 |

2. 공증사무소 방문

위의 서류를 빠짐없이 확인하셨다면, 신분증을 지참해 공증 인가를 받고 의사록 공증이 가능한 법무법인 사무소를 방문해 주세요. 공증사무소에서 공증 신청을 위한 공증 촉탁서를 작성하고, 준비한 서류를 제출하면 되어요. 이후 공증인과 면담이 완료되면 공증 의사록을 받을 수 있어요.