ZUZU에 법인 운영 문서 보관하기

회사를 운영하면 주주총회‧이사회‧구주거래‧투자 유치 등을 위해 여러 이해관계자와 많은 문서를 주고받아요. 이때 오가는 대부분의 문서는 후속 투자 유치나 M&A 시 법률‧재무 실사에 필요해요. 따라서 회사에 잘 보관해 두어야 해요. 

어떤 문서를 보관해야 하나요? 

우선, 회사에서 주주총회‧이사회를 했다면 절차상 문제없이 진행했음을 증명할 수 있는 문서는 꼭 보관해 두는 것이 좋아요. 시기별로 소집통지 기간 단축 동의서, 서면의결서, 주식 양수도 계약서 등의 문서가 있어요. 그리고 꼭 진위를 파악하기 위한 문서가 아니더라도, 투자 IR 관련된 문서들은 모두 보관하면 좋아요. 후속 투자 라운드에서 활용할 수 있어요. 

보관이 필요한 문서들의 예시를 아래에 정리해 드렸어요. 

주주총회‧이사회 관련 문서 

• 주주총회‧이사회 의사록
• 이사결정서, 주주전원서면결의서, 서면결의 주주명부
• 의결권 대리행사 위임장‧서면의결서
• (소집통지 기간을 지키지 못했을 때) 기간단축동의서 
• 위 문서에 인감을 날인한 주주‧임원의 개인인감증명서
• 위 문서에 날인한 회사의 법인인감증명서 등

주식 관련 문서 

• 주식 양수도‧증여 계약서 
• 주주간 계약서 
• 스톡옵션 부여 계약서‧행사 청구서 등

투자 관련 문서 

• 투자 계약서  
• 투자자 사전 동의서
• Term Sheet
• IR Deck
• 5개년 치 추정 재무제표 등

ZUZU에서 모든 문서를 안전하게 관리할 수 있어요 

ZUZU의 ‘문서 보관’ 기능을 활용하면 위에 정리한 모든 문서를 보관할 수 있어요. 만약 ZUZU에서 주주총회‧이사회를 준비했다면 관련 문서가 일정별로 자동 보관되어요. 보관해야하는 문서가 추가로 있다면 직접 문서 보관함을 만들 수도 있어요. 

이렇게 보관이 필요한 문서를 한곳에 보관하면 필요할 때마다 쉽게 찾을 수 있어요. 또한 ZUZU에는 허가받은 우리 회사 관리자만 접근할 수 있기 때문에 외부 노출로부터 안전하게 문서를 보관할 수 있고요.

ZUZU에서 진행한 주주총회‧이사회‧등기 문서 추가하기

1. 주주총회, 이사회가 끝나면 ‘의결 완료 페이지’에 보관이 필요한 문서를 모두 올리세요.

• 등기 대행을 진행했다면 담당 로펌에서 의결 완료 처리를 대신 해주실 거예요. 업로드 필요한 문서가 있다면 미리 로펌에 전달해 두세요.

2. ‘의결 반영’ 버튼을 클릭하세요. 반영이 완료되면 우측에 ‘문서 보관함’ 버튼이 생겨요.  

3. 클릭하면 바로 문서 보관함으로 이동할 수 있어요.

ZUZU에서 진행하지 않은 주주총회‧이사회나 투자 계약서도 관리하고 싶어요. 가능한가요?

네. 문서 보관함을 직접 만들 수도 있어요.

 기타 문서 보관함 추가하기

1. ‘법인’ -> ‘문서 보관’ -> ‘직접 만든 문서 보관함’ 탭으로 들어가 ‘문서 보관함 추가’ 버튼을 눌러주세요.

2. ‘문서 업로드’ 버튼을 누르고 보관하려는 문서를 업로드해 주세요. 

• 문서 보관함의 이름도 직접 변경할 수 있어요.

• 업로드한 문서는 필요한 것만 선택해서 다운로드 할 수 있어요.