주주총회 소집통지, 같이 보내야 하는 서류 3가지

주주총회를 진행하려면 주주들에게 언제, 어디서, 어떤 안건을 결의할지 미리 알려야 해요. 회사는 이를 위해 주주에게 소집통지서를 보내요. 소집통지서 발송 시 주주총회 참석이 어려운 주주를 위해 의결권 행사, 위임을 위한 서류도 함께 보내야 하는데요.

소집통지서 발송 시 주주들에게 보내는 서류를 요약해서 알려드려요!

• 관련 가이드: 주주총회 소집통지 / 주주총회 소집통지, 이메일로 할 수 있어요!

1. 소집통지서

소집통지서에는 주주총회 소집에 대한 내용과 주주에게 참석할 것을 요청하는 내용이 포함되어요. 상법에 따라 회의의 목적 사항을 기재해야 하는데, 대략적인 안건의 이름과 내용을 적으면 되어요. 기재한 목적사항 중, 중요한 의안이 포함돼 있다면 의안의 요령, 즉 결의 사항의 주요 내용까지 통지해야 해요. 의안의 요령까지 소집통지서에 기재해야 하는 대표적인 결의는 아래와 같아요.

• 정관 변경시, 구체적인 내용
• 감자시, 감자액과 감자 방식
• 합병시, 합병비율과 합병 조건 등

소집통지서에 기재되지 않은 안건은 해당 주주총회에서 결의할 수 없기 때문에 잘 기록하셔야 해요. 

정기주총이라면 의안설명서를 따로 준비하시는게 좋아요!

의안설명서는 법적으로 꼭 작성해야하는 문서는 아니예요. 하지만 정기주총에서는 주요한 안건(재무제표 승인, 영업보고, 스톡옵션 부여 등)을 다루기 때문에, 주주에게 충분한 정보를 공유하기 위해 의안의 구체적인 설명을 담은 의안설명서를 준비하시는 것이 좋아요. 의안설명서는 소집통지서 내 회의 목적 사항과 비슷하게 구성하시면 되어요. 주주들이 주주총회장에서 충분히 의안을 검토하고, 각 의안에 대하여 찬·반 의사를 결정할 수 있도록 아래 2가지 항목은 반드시 들어가야 해요.

• 주주총회에서 다룰 의안의 대략적인 설명(의안명, 주요 내용 등)
• 의안 참고 자료: 안건마다 내용이 달라질 수 있어요. 정관 변경 시 변경 전·후 비교표를 기재해야 해요. 임원 선임 시 임원에 대한 약력, 최대 주주와의 관계 등 정리표를 기재하기도 해요.

2. 의결권 대리행사 위임장

주주총회에 직접 참석할 수 없는 주주는 위임장을 작성하고 날인해서, 대리인이 대신 의결권을 행사할 수 있어요. 의결권 대리행사 위임장에 주주 이름과 소유 주식, 대리인 인적사항, 안건별 찬반을 쓰시면 되어요.

• 관련 가이드: 주주총회 의결권 대리행사

3. 서면에 의한 의결권 행사

주주가 서면에 의한 의결권 행사를 하려면 주주총회 전 서면의결서를 회사에 전달해야 해요. 주주는 서면의결서에 각 안건에 대한 찬반을 표시하고 서명 날인을 한 뒤 주주총회 전일까지 회사에 전달하면 되어요.

• 관련 가이드: 서면에 의한 의결권 행사

ZUZU에서는 회사 정관에 맞춰 소집통지서 뿐만 아니라 의결권 대리행사 위임장, 서면의결서도 모두 제공해 드려요!