ZUZU에서 동의권·협의권 메일 발송 하기

동의권·협의권이란?

동의권과 협의권은 회사의 중요한 결정 사항에 대하여 투자자의 사전 동의나 협의를 받도록 하는 계약상의 권리예요. 회사 운영에 관하여 동의·협의를 받아야 하는 사항은 투자 계약서에 명시하는 것이 일반적인데요. 명시된 사항의 동의·협의를 누락한다면 소송 등 분쟁이 발생할 수 있어요.

ZUZU에서 투자자들에게 동의권·협의권 메일을 편하게 발송하고 관리할 수 있어요.

1. 회사 관리자 사용법 (동의협의 메일 보내기)

1-1. 좌측 메뉴 ‘주주관리’ → ‘계약·관리’의 하위에 있는 ‘동의·협의’ 페이지에 접속해주세요.

1-2. ‘통지 준비’ 버튼을 클릭해 주세요.

1-3. ‘통지 제목’을 입력해 주세요.

• 통지 제목은 회사 담당자가 내부 관리용으로 사용할 것이기 때문에, 구분할 수 있는 이름이면 무엇이든 괜찮아요. (예: 스톡옵션 조정 합의 요청)

1- 4. ‘다음’버튼을 누르고 메일을 보낼 투자자를 선택해 주세요. ‘입력 확인’버튼을 누르면 메일 발송할 투자자를 선택하는 상세 페이지로 이동해요!

• 이메일은 주주명부 페이지→각 주주를 클릭해 등록하시는 것을 추천해요. 이메일 정보가 저장되어 앞으로도 계속 쓰실 수 있어요.
• 주주명부 페이지에서 입력하지 않으셨어도 이어지는 메일 발송 화면에서 이메일을 추가할 수 있어요.

1-5. 투자자를 선택하시면 ‘메일 발송’ 버튼이 나와요. 통지할 투자자를 선택하세요.

• 투자자별로 다른 메일을 보내시려면 전체 투자자가 아닌 일부 투자자를 선택해주세요.

1-6. 메일 발송 화면으로 이동해요. 이메일과 투자자명이 일치하는지 확인해주세요. 모든 이메일이 입력되면 ‘다음’ 버튼을 누를 수 있어요.

• ZUZU에 기관 주주 이메일이 없거나, 등록된 이메일이 달라도 여기에서 수정할 수 있어요.

1-7. 이메일에 사용 할 템플릿을 선택해주세요. 기존 템플릿 외 새로운 템플릿이 필요하다면 ‘템플릿 추가’ 버튼을 눌러주세요. ‘템플릿 수정’버튼을 통해 기존 템플릿을 수정할 수도 있어요.

1-8. 템플릿 추가 시, 템플릿을 추가할 수 있는 화면이 나타나면 템플릿 이름/이메일 제목/ 이메일 내용을 입력해 주세요.

• 문자에 링크 첨부를 원하시면 ‘파일 첨부’를 선택하셔서 링크를 임베드하실 수 있어요
• 이메일 내용 입력 시 스크롤을 내리면 치환 문자를 볼 수 있습니다. 치환 문자는 이메일 수신자마다 다르게 표시되는 일종의 변수입니다. 투자자명, 투자자 이메일, 업로드 페이지 링크를 반드시 추가해 주세요.
• 투자자들의 이메일은 추후, 투자자의 동의권 업로드 페이지에서 확인용으로 필요하므로, 메일 본문에 한 번 더 명시해 주시면 좋습니다.

1-9. 템플릿 저장 후, ‘다음’을 누르면 테스트 메일 발송과 메일 미리보기를 할 수 있는 섹션으로 이동합니다. 메일 본문에 이상이 없다면, 오른쪽에 답신 받을 메일 주소와 동의권·협의권 문서를 업로드해 주세요.

• 메일 수정을 위해서는 템플릿을 수정이 필요한데, 템플릿을 수정하면 오른쪽에 입력한 내용이 사라지니 유의해주세요.
• 테스트 메일 발송을 꼭 잊지 마세요!

1-10. 모든 문제가 없다면 하단의 ‘메일 발송’ 버튼을 눌러주세요. 메일 발송 버튼을 누르면 즉시 발송되니 주의하세요.

1-11. 메일 발송을 시작하고 ‘메일 발송 내역 확인’ 페이지로 이동해요.

여기까지 하시면 통지 메일 발송은 완료예요.

2. 투자자가 보게 되는 화면

이어서 투자자가 메일을 받고 업로드 링크를 클릭한 이후에 어떤 화면을 보게 되는지 설명드릴게요.

2-1. 링크를 클릭하면 먼저 이메일을 다시 한 번 확인해요.

• 이는 실수로 URL만 노출된 경우에도 투자자의 이메일을 모르면 이 페이지에 접근할 수 없게 하기 위함이에요.

2-2. 동의서를 업로드할 수 있는 곳으로 이동해요. 투자자가 파일과 메모를 업로드하면, 회사 관리자는 ‘통지 상세’에서 확인하실 수 있어요.

3. 우리 회사가 수합해서 관리하는 방법

3-1. 투자자가 메일 내 링크를 눌러 ZUZU에 바로 업로드하는 경우 자동으로 보관돼요.

• 투자자가 ZUZU에 올리지 않고 카카오톡/메일 회신/오프라인으로 날인본 송부 등 다양한 방법으로 동의서를 전달하는 경우: 대표님 또는 담당자 분이 동의 받은 내용을 ZUZU에 기재하고 파일을 직접 업로드하실 수 있어요.

3-2. 투자자와 소통하면서 특정 투자사가 특별히 요청한 내용이나, 우리 쪽에서 어떻게 대응했는지에 대한 이력 기재가 필요하다면 자유롭게 관리자 메모로 추가할 수 있어요.

• 관리자 메모는 투자자에게 보이지 않습니다.
• 동의 받은 내역은 미루지 않고 최대한 바로바로 한 곳에 모아두는 것을 추천드립니다!