정규직 근로자의 근로계약서, 어떻게 작성해야 할까요?

근로계약이 무엇인가요?

근로계약은 근로자가 회사에 근로를 제공하고 회사는 이에 대해 임금을 지급하는 것을 목적으로 체결하는 계약을 의미해요. 근로계약을 할 때는 임금, 근로 시간 등 핵심 조건들을 반드시 정해야 해요.

근로계약서는 왜 써야 하나요?

근로계약에 필요한 임금, 근로 시간 등 핵심 조건들을 명확히 정리하여 근로자와 회사 모두의 권리를 보호하기 위해서예요. 근로계약을 서면으로 체결하고 교부하지 않거나, 핵심 조건이 누락된 계약을 했을 시에는 500만 원 이하의 벌금이 부과될 수 있어요.

근로계약서는 언제 작성해야 하나요?

근로계약서 작성 시기에 대해서는 법적으로 정해진 건 없어요. 따라서 늦게 작성하였더라도 곧바로 벌금이나 과태료가 나오지는 않아요. 다만, 근로계약서 작성을 미루다 근로관계가 종료되어 근로자가 노동청에 신고하게 된다면 회사는 벌금형을 받을 수 있기 때문에 가능하면 첫 출근일에 작성하는 것이 가장 좋아요.

근로계약서에는 어떤 내용이 들어가나요?

근로계약 과정에서 임금, 근로 시간 등 꼭 명시해야 할 핵심 사항이 있어요. 또한 근로계약의 형태에 따라 근로계약서에 써야 하는 내용도 조금씩 달라요.

• 관련 가이드 :단시간 근로자와 초단시간 근로자의 기준

반드시 들어가야 하는 항목

1. 임금의 구성항목, 계산 방법, 지급 방법

임금을 구성하는 항목은 크게 기본급, 수당, 상여금 정도가 있어요. 이때 각 구성항목이 어떻게 계산이 되는지를 명시해야 해요. 또한 임금을 정해진 계좌로 이체할 것인지 현금으로 지급할 것인지 등이 명기되어야 해요.

2. 소정근로시간

소정근로시간이 몇 시간인지 근로계약서에 명시해 주세요. 자세한 소정근로시간은 아래에 관련 가이드에서 더 자세히 설명해 드릴게요! 

3. 주휴일

주휴일이 언제인지 명시해 주세요. 주로 일요일로 많이 하지만 꼭 일요일이어야 할 필요는 없어요.

4. 연차유급휴가

연차유급휴가가 언제 주어지는지 명시해 주세요. 주로 연차휴가는 법령 및 회사 규정에 따라 사용한다고 많이 명시해요.

5. 취업의 장소, 종사 업무

일을 어느 장소에서 수행하는지 명기해야 하고 어떤 일을 할지에 대해서 내용을 ‘재무회계’와 같이 구체적으로 규정해야 해요.

6. 이외 취업규칙의 필수기재 사항

• 관련 가이드: 회사와 직원이 꼭 알아둬야 할 근로 시간 4가지 / 월 소정근로시간은 왜 209시간인가요? / 취업규칙은 어떻게 작성할까요? 

정규직 근로계약서 작성 시 자주 생기는 실무 리스크

근로계약서는 양식을 채우는 문서처럼 보이지만, 실제 분쟁에서는 언제 교부했는지, 무엇을 빠뜨렸는지, 나중에 바뀐 조건을 다시 서면으로 남겼는지가 중요하게 다뤄져요.

서면 미교부는 과태료가 아니라 벌금 리스크예요

정규직 근로계약에서 근로기준법 제17조의 명시·교부 의무를 위반하면 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금 대상이 될 수 있어요. 벌금은 행정청이 부과하는 과태료와 달리 형사처벌 성격이 있으므로, “나중에 필요하면 쓰면 되겠지"라고 미루기보다 입사 전 또는 첫 출근일에 작성·교부하는 방식으로 운영하는 것이 안전합니다.

정규직 근로계약서의 법정 필수사항을 빠뜨리거나 교부하지 않으면 벌금 리스크가 생겨요. 반면 기간제·단시간근로자 서면명시 의무처럼 별도 법에서 과태료로 정한 경우도 있으니, 근로자 유형별 제재를 구분해서 봐야 합니다.

근로자가 재직 중일 때 뒤늦게 작성하더라도 이미 체결 당시 교부하지 않은 사실이 사라지는 것은 아니에요. 특히 퇴사 후 임금, 연장근로, 직무 범위를 두고 신고가 들어오면 회사가 “구두로 합의했다"는 점을 입증하기 어려워집니다.

구두 합의만 있고 서면이 없으면 회사가 불리해져요

입사 당시 연봉, 근무시간, 직무를 말로만 정하고 계약서를 쓰지 않은 상태에서 근로관계가 종료되면, 회사는 합의 내용을 증명할 자료가 부족해져요. 예를 들어 “포괄임금으로 합의했다”, “주말 근무는 하지 않기로 했다”, “재택근무가 아니라 사무실 근무가 원칙이었다"는 주장이 나오더라도 서면 근거가 없으면 실제 운영 자료와 메시지 기록을 하나씩 뒤져야 합니다.

따라서 정규직 근로계약서는 아래 기록이 함께 남아야 해요.

• 근로계약서 작성일과 교부일
• 근로자의 서명 또는 전자서명 완료 이력
• 임금 구성항목, 계산방법, 지급방법
• 소정근로시간과 휴게시간
• 휴일, 연차유급휴가, 근무 장소와 업무

근로기준법보다 불리한 조건은 그 부분만 무효예요

근로기준법 제15조는 법에서 정한 기준에 미치지 못하는 근로조건을 정한 근로계약은 그 부분에 한정해 무효라고 정하고 있어요. 예를 들어 계약서에 “연차휴가는 부여하지 않는다”, “연장근로수당은 지급하지 않는다"라고 적어도 그 조항이 그대로 효력을 갖는 것이 아니에요. 무효가 된 부분은 근로기준법 기준으로 대체됩니다.

취업규칙보다 불리한 조건도 문제가 될 수 있어요. 회사 취업규칙에는 재택근무 수당이나 추가 휴가를 두고 있는데 개별 근로계약서에서 아무 설명 없이 더 낮은 조건을 정하면, 나중에 어떤 기준이 우선하는지 다툼이 생길 수 있습니다. 계약서 작성 전에는 취업규칙, 임금규정, 복지규정과 충돌하지 않는지 함께 확인하세요.

연봉 인상이나 직무 변경도 다시 써야 할 수 있어요

근로기준법 제17조는 근로계약 체결 후 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 핵심 사항이 변경되는 경우에도 명시 의무가 있다고 정해요. 따라서 아래처럼 근로조건의 핵심이 바뀌면 변경 계약서나 연봉계약서, 전자문서 형태로 다시 교부하는 편이 안전합니다.

다만 단체협약이나 취업규칙 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 바뀐 경우에는 근로자의 요구가 있을 때 교부하면 되는 경우도 있어요. 실무에서는 예외를 일일이 판단하기 어렵기 때문에, 직원에게 불리하거나 급여 계산에 영향을 주는 변경은 서면으로 남겨두는 것을 권장해요.

전자계약으로 작성·교부·보관을 한 번에 관리하세요

근로기준법 제17조는 전자문서 교부도 인정하고 있어요. ZUZU HR 전자계약을 쓰면 법률 검토가 완료된 근무 형태별 표준 근로계약서를 활용하고, 계약 대상자 지정부터 변수 입력, 서명 요청, 미체결자 리마인드까지 한 번에 진행할 수 있어요. 서명 완료 이력과 계약서 보관 상태가 남기 때문에, 3년 보존 의무를 관리할 때도 수기 파일보다 누락 가능성을 줄일 수 있습니다.

근로계약서 작성 후 유의 사항

1. 근로계약 체결 이후 반드시 서면(또는 전자문서)으로 명시된 근로계약서를 전달해야 해요.

2. 근로계약 후 아래 조건이 변경되는 경우 반드시 변경된 계약서를 서면(또는 전자문서)으로 교부해야 해요.

• 임금의 구성항목, 계산 방법, 지급 방법
• 소정근로시간
• 주휴일
• 연차유급휴가

3. 근로계약 관련된 서류는 3년간 보존해야 하는 의무가 있으니 잊지 말고 꼭 보관해 주세요.