스타트업 정기주주총회 노하우 Q&A Part II.

• Part I. 임원 보수, 임원 퇴직금
• Part II. 재무제표·감사보고서, 임원 변경, 투자자 커뮤니케이션 👈

어렵고 헷갈렸던 정기주주총회(이하 정기주총) 실무, 쉽게 알아가세요! ZUZU가 스타트업 정기주총 실무를 서포트하며 가장 많이 받았던 질문부터 ZUZU 정기주총 웨비나 실시간 질문까지, 모두 모아서 답변해 드려요.

재무제표·감사보고서

아직 회사에 매출이 없는데 재무제표를 작성해야 하나요?

재무제표는 매출뿐만 아니라 비용 등 회사의 자산 흐름을 파악할 수 있는 자료이기 때문에 매출이 없더라도 꼭 작성하셔야 합니다.

감사보고서 작성하기 전에 정기주총 개최를 위한 이사회 소집 혹은 정기주총 소집통지를 할 수 있나요?

감사보고서 작성 전 미리 이사회 소집 및 주총 소집통지 하셔도 됩니다. 일정상 무리가 없다면 되도록 감사보고서 작성 후 정기주총 소집통지를 하는 것을 추천드립니다.

다만, 정기주총 1주일 전까지 본점에 재무제표, 영업보고서 및 감사보고서가 비치되어야 합니다. 정기주총 1주일 전까지 감사보고서를 본점에 비치하지 못하면 과태료 부과 대상이 되고, 정기주총일 당일까지 감사보고서 작성이 완료되지 않은 채로 정기주총을 진행했다면 결의 취소 사유가 될 수 있습니다.

• 관련 가이드: 재무제표와 영업보고서

상법에서는 감사보고서 작성 전 이사회에서 재무제표를 승인해야 한다고 되어있는데요. 감사 1인, 대표이사 1인으로 이사회가 없는 법인은 어떻게 진행해야 할까요?

이사회가 없는 경우에는 대표이사가 재무제표를 작성 및 최종 점검해서 감사에게 제출하면 될 것 같습니다. 상법에서는 이사회가 없을 경우, 재무제표 승인을 주주총회 대표이사 결정서 중 어떤 것으로 대체하는지 확실히 규정하고 있지 않습니다.

• 관련 가이드: 감사보고서가 뭔가요?

임원 변경

임원 사임과 선임 결의를 정기주총 때 한꺼번에 진행 가능 할까요?

우선 사임은 주총 결의 사항이 아니기 때문에 결의 안건은 아닙니다. 주총에서는 임원 사임에 대한 보고만 진행하시면 됩니다. 후임 임원 선임의 경우 결의가 필요한데, 사임 보고를 진행한 주총에서 동시에 진행할 수 있습니다.

다만 해임의 경우 주총 특별결의 사항이기 때문에 결의가 필요합니다. 임원 임기 중의 정기주총에서 해당 이사를 해임하는 결의를 한 후에 후임 임원을 선임하는 결의도 이어서 한번에 진행 가능합니다.

임원 임기만료일이 올해 8월인데 이번 정기주총 때 중임 안건이 불가능할까요?

현재 임원이 사임이나 해임 상태가 아니라면, 임기 만료 6개월 전인 3월 달에 중임 결의는 불가능합니다. 일반적으로 중임은 임기 만료를 전제로 한 것입니다. 따라서 임기만료가 아닌 상태에서 중임 등기를 하는 것은 정관, 상법에서 정한 이사의 임기와 충돌하게 됩니다.

다만 정기주총 때 해당 임원이 사임 후 재취임하는 안건으로 진행하시는 것은 가능합니다. 주주들에게 사임을 먼저 보고하고 선임으로 결의하는 방법입니다. 이렇게 하면 해당 이사에게는 정기주총 시기에 사임서를 미리 받아두고, 선임 결의 이후 취임 승낙서에 이사의 인감 날인을 받으시면 됩니다. 이후 해당 서류로 임원 변경 등기를 하시면 정기주총 날짜가 취임일로 기재됩니다.

• 관련 가이드: 임원 변경 등기는 언제, 어떻게 하나요?

2월 말로 임기가 끝나는 임원이 있을 경우, 중임 결의를 위해 임시주총을 따로 소집해야 하는 건가요? 아니면 3월 정기주총 안건으로 다뤄도 되나요?

이럴 경우를 대비하여 상법은 예외적으로 이사의 임기를 그 임기 중의 최종의 결산기에 관한 정기주총의 종결에 이르기까지 연장할 수 있도록 하고 있습니다. 다만 정관에 해당 내용이 조항으로 들어가 있어야 연장이 가능합니다.

정관에 임기 연장 내용이 있다면 질문 주신 상황(2월 말로 임기 종료)에서는 임원의 임기가 3월 정기주총까지 연장됩니다. 따라서 2월에 임시주총 소집 없이 3월 정기주총 안건으로 다루셔도 됩니다. 정관에 임기 연장 내용이 없다면 임기 만료 전에 해당 내용을 정관에 추가해 주시면 됩니다.

만약 정관에 임기 연장 내용이 없는 상태에서 임기가 만료됐다면 원칙적으로 중임을 위한 임시주총을 해야 합니다. 다만 이사의 경우, 판례에 따르면 임기만료 후의 이사는 새로운 이사가 선임 전까지 회사의 이사로서 통상적인 업무는 할 수 있습니다. 정기주총까지 주총 절차 등에 관한 이사의 업무는 할 수 있다고 볼 수 있습니다.

반면 감사의 경우, 정관에 별도의 임기 연장 규정이 없더라도 임시 주주총회 소집할 필요가 없습니다. 상법에서 감사의 임기 자체를 취임 후 3년 내의 최종의 결산기에 관한 정기주총의 종결 시까지로 한다고 규정하고 있기 때문입니다.

• 관련 가이드: 등기 임원의 임기

투자자 커뮤니케이션

정기주총에서는 2023년 사업계획에 대해 어느 정도 공유하면 될까요?

정기주총 절차 및 시간 상 주총 당일에는 영업보고서 기재 사항인 회사가 대처할 과제나 영업에 관한 사항으로서 중요하다고 인정되는 사항을 간략히 구두로 보고하시면 됩니다.

올해 사업계획 중 투자금 집행, 투자 유치, 주식변동, 임원변동, 기술이전 등은 투자자와 이해관계가 있는 중요한 사항인데요. 이에 대하여 통상 회계연도 시작 90일 이내에 사업계획서나 연간경영보고서 형태의 서면으로 투자자에게 제출할 의무가 투자계약서에 나와 있는 경우가 대부분입니다. 만약 보고 의무가 있다면 그에 따른 자료를 정기주총 전후로 투자자에게 제출하시면 됩니다.

이와 별도로 구체적 계약 체결이나 이사회 등 의결을 하기 전에는 투자계약서에 따라 개별 건에 대하여 별도 협의 또는 서면 동의를 받으셔야 합니다.

SAFE 투자자는 정기주총 소집 대상은 아니지만 신뢰를 주기 위해 주총 집행 내용을 공유하는 게 좋을까요?

SAFE 투자자의 경우 주주가 아니므로 법적으로 주총 내용을 공유해야 하는 의무가 있는 것은 아닙니다. 다만 투자계약서상 주총 내용에 해당되는 영업보고서, 재무제표 등을 보고 하거나 공유하도록 되어 있는 경우가 많습니다. 계약상 의무 사항을 확인하시어 그에 따라 공유해 주시면 됩니다.

SAFE 투자자는 후속 투자로 인한 신주 발행이 어떻게 이뤄질지에 대해 관심이 있으므로, 후속투자를 결정하는 이사회 안건 내용 공유를 해야 할 경우가 더 많을 것으로 보입니다.

• 관련 블로그: 새로운 투자 방식, SAFE

작년도 사업실적과 지표가 생각보다 좋지 않은데 어떻게 공유해야 할지 고민이 됩니다.

사업초기에는 경영지표가 좋게 나오기 쉽지 않습니다. 특히 엔젤투자 등으로 초기 스타트업에 투자하시는 투자자들은 이 사실을 매우 잘 알고 있고 인내심이 넓은 편입니다. 따라서 적자와 어려움을 숨길 것이 아니라 앞으로 어떻게 회사를 경영해 나갈 것인지를 논의하시는 게 중요합니다.

정기주총 전에 상세한 자료와 해결해야 하는 문제점들을 보고서로 정리해서 사전 공유하면 정기주총에 참석하지 않는 투자자들에게도 유익한 피드백을 받을 확률이 높습니다. 정기주총 당일에는 올해 사업계획 대표가 직접 발표하면서 주주의 네트워크나 조언을 요청하는 것도 하나의 방법입니다.

정기주총 준비 중, 투자사의 동의/협의를 받지 않았던 사안을 발견했어요. 어떻게 해야 할까요?

정기주총 전에 미리 솔직하게 얘기하고 양해나 조언을 구하는 게 좋습니다. 또한 소송 등 추후 발생할 수 있는 분쟁 방지를 위하여 양해를 구한 투자자로부터 서면으로 동의서를 받아 두는 것이 좋습니다. 동의·협의는 계약서상 조항이기도 하지만, 회사가 투자사의 의사와 결정권을 존중하는 파트너십의 의미도 있습니다.

동의·협의 사항 잘 파악해 두는 팁

1. 중요한 결정을 내리기 전, 투자계약서 확인하는 습관 필수!

2. 가능하다면 여러 투자자들과의 동의·협의사항을 통일해 두기

• 관련 가이드 : 동의권과 협의권

  

  ZUZU에는 투자계약서 상 필요한 모든 종류의 동의서 양식이 구비되어 있어요!